Päähallinnon avustajan 7 tehtävää

hallinnollisen avustajan tehtäviä ne ovat tehtäviä, jotka auttavat ja tukevat yrityksen tavanomaista toimintaa. Siksi ne ovat olennaisen tärkeitä tehokkaan toiminnan kannalta.

Nämä toiminnot vaihtelevat yleensä sen yrityksen liiketoiminta-alueen mukaan, jossa ne toimivat. Esimerkiksi erikoistuneissa toimistoissa, kuten asianajotoimistoissa, osallistujilla on yleensä erityiskoulutus tiettyjen toimintojen suorittamiseksi.

Kaikilla aloilla on kuitenkin yhteisiä toimintoja, jotka yleensä liikkuvat tiedon jakamisen ja hallinnoinnin yhteydessä toimistossa. Tämä sisältää asiakirjojen, arkistojen ja tapahtumien järjestämisen.

Mutta nämä toimet voivat tulla paljon laajemmiksi. Joskus hallinnollisten avustajien on myös käsiteltävä kirjanpitotietojen käsittelyä ja jopa taattava yhtiön teknisten resurssien toiminta.

Hallinnollisen avustajan 7 päätehtävää

1 - Asiakirjan hallinta

Yksi hallinnollisen avustajan tärkeimmistä tehtävistä on avustaa toimiston jäseniä asiakirjojen ja tiedostojen hallinnoinnissa.

Yleensä tämä tehtävä liittyy tiedostojen tallennukseen, organisointiin ja hallintaan.

Joissakin tapauksissa voi kuitenkin olla tarpeen kirjoittaa, muokata ja tarkastella asiakirjoja.

Joissakin yrityksissä heitä pyydetään jopa sanomaan kirjeitä tai muistiinpanoja ja tallentamaan kokousten pöytäkirjat.

Joissakin tapauksissa, esimerkiksi käsiteltäessä asianajotoimistoa, näiden tehtävien suorittamiseksi tarvitaan erityiskoulutusta: hallintoavustajan on ymmärrettävä terminologia ja oikeudelliset menettelyt.

Toisaalta lääketieteen alalla työskentelevät hallinnolliset avustajat tarvitsevat erilaisia ​​tietoja. Heillä on oltava tarvittava koulutus potilaiden hoitoon ja lääketieteellisten raporttien lukemiseen.

2 - Tapahtumien suunnittelu

Toimistotapahtumien suunnittelusta vastaa yleensä myös hallinnolliset avustajat. Tämän vastuun koko voi vaihdella yrityksen koon mukaan.

Tapahtuma voi olla yksinkertaisesti kokous tai liike-elämän lounas, mutta se voi olla myös kongressi tai suurempi yrityspuolue.

Kummassakin tapauksessa avustajan tulee hallita kaikkia tapahtumaan liittyviä kriteerejä.

Tähän sisältyy yhteydenotto toimittajiin, varausten tekeminen, valikoiden ja koristelujen valinta. Se sisältää kuitenkin myös osanottajien, puhujien ja puhujien ottamisen, kutsun ja vahvistamisen, mikäli se on tarpeen.

3- Näkökohtainen huomio käyttäjille ja vierailijoille

Huomio käyttäjille on yleensä yksi yleisimmistä tehtävistä hallinnollisille avustajille. Yleisö, johon huomiota kiinnitetään, riippuu aina yrityksen koosta ja sen liiketoiminnan suuntautumisesta.

Pienille yrityksille, jotka palvelevat suoraan yleisöä, on mahdollista, että hallinnollinen avustaja saa asiakkaat.

Kun näin tapahtuu, heidän työnsä on suunnata ja auttaa heitä heidän oleskelunsa aikana yhtiön tiloissa.

Suuremmissa yrityksissä hallinnollisen avustajan on osallistuttava muihin vierailijoihin kumppaneina tai suurina toimittajina.

Tällöin heidän tehtävänä on ohjata heitä niiden esityslistan täyttämisessä ja tapaamisissa yrityksen johdon tai muiden alojen kanssa.

4- Puhelin ja virtuaalinen apu

Puhelin ja virtuaalinen huomio kuuluvat käyttäjätuen luokkaan. Puhelintuen yhteydessä otetaan huomioon asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden suuntautuminen sekä esityslistan organisointi ja hallinnointi.

Virtuaalisen huomion kohdalla tehtävät riippuvat yrityksen tarjoamista kanavista asiakaspalveluun tai tiedonhallintaan.

Joissakin tapauksissa kyse on sähköpostin hallinnasta, vastausten lähettämisestä tai arkistoinnista tarvittaessa.

Muissa tapauksissa, kun virtuaaliset viestintäkanavat ovat monipuolisempia, voidaan sisällyttää muitakin tehtäviä, kuten yleisön huomiota chat-järjestelmien kautta tai jopa vastaamalla kysymyksiin yhtiön sosiaalisten verkostojen kautta..

Suurissa yrityksissä on tavallista, että henkilöstö on nimenomaan keskittynyt näiden viestintäkanavien huomioimiseen. Kun yritykset ovat pieniä, tämä tehtävä jätetään yleensä hallinnollisten avustajien tehtäväksi.

5- Esityslistan hallinnointi

Esityslistan hallinta on yleensä yksi hallinnollisten avustajien tärkeimmistä tehtävistä.

Tämä vastuu sisältää tapaamis- ja kokouspyyntöjen vastaanottamisen puhelimitse, henkilökohtaisesti tai verkossa ja järjestää ne esityslistalle määriteltyjen kriteerien mukaisesti.

Se sisältää myös aikataulutapaamisia yrityksen sisällä ja sen ulkopuolella, työlounaita ja liikematkoja.

Viimeksi mainituissa tapauksissa avustajan tehtävänä on myös varata lentoja, hotelleja, ravintoloita tai kokoustiloja tarpeen mukaan..

6- Kirjanpito

Joskus hallinnolliset avustajat ovat vastuussa yrityksen sisällä tapahtuvien kulujen seurannasta ja tallentamisesta. Nämä tehtävät voivat olla yksinkertaisia, kuten tiettyjen kulujen tallentaminen laskentataulukkoon.

Joissakin tapauksissa avustajaa pyydetään saamaan koulutusta monimutkaisempien tehtävien kehittämiseksi. Esimerkiksi vastuut voivat sisältää tilinpäätösraporttien esittämisen johdolle.

Yleensä tämä riippuu yrityksen koosta. Suurella yrityksellä on yleensä enemmän erikoistuneita rooleja; näissä tapauksissa kirjanpitotietoja hallinnoi tähän tarkoitukseen palkattu henkilö.

Yksi hallinnollisen avustajan keskeisistä taidoista on kuitenkin toimistokirjanpito-ohjelmiston, kuten Microsoft Excelin, toimialue.

7- Teknologian hallinta

Teknologisten resurssien hallinta on myös osa hallinnollisten avustajien tehtäviä. Tässä mielessä sen vastuulla on taata, että kaikki yhtiön toiminnan edellyttämät työkalut toimivat hyvin.

Tähän sisältyy muun muassa varmuuskopioiden tekeminen tietokonelaitteistoon ja virustorjuntaohjelman päivitykseen sisältyvistä tiedoista.

Toisaalta se sisältää laitteiden kuten projektorien ja kannettavien tietokoneiden hallinnan.

Siihen kuuluu myös niiden vastuulla olevien toimintojen normaaliin kehitykseen tarvittavien laitteiden tarkastelu ja ylläpito.

Tämä ei tarkoita, että hallinnollisella avustajalla olisi oltava teknistä tietoa. Sen työ koostuu erityisesti sellaisen teknisen henkilöstön palkkaamisesta, joka huolehtii laitteiden ylläpidosta säännöllisin väliajoin takaiskun välttämiseksi.

viittaukset

1. Bucky, J. (2017). Pääsihteerien ja hallintoavustajien tehtävät. Haettu osoitteesta: thebalance.com
2. Ura rakentaja (2016). Työskentely hallinnollisena avustajana - Erinomainen valinta yleisölle. Haettu osoitteesta ura:
3. Pffefer, J. (2016). Mitä lääketieteellinen hallintoavustaja tekee? Haettu osoitteesta rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Hallinnollisen avustajan tehtävät. Haettu osoitteesta study.com