Kirjalliset viestintäominaisuudet, tyypit, elementit, edut



kirjallinen viestintä se on kaikenlainen vuorovaikutus, joka käyttää kirjoitettua koodia. Vaikka se perustuu samaan kielelliseen oraliteettijärjestelmään, sen ominaisuudet ovat erilaisia. Toisin kuin toiset, kirjoitettu muoto on siis täysin tavanomainen. Tämän on tapahduttava kielen määrittelemien sääntöjen mukaisesti.

Toisaalta kirjallinen viestintä on yleisimpiä muodollisen viestinnän muotoja ihmisten välillä ja suorittaa erilaisia ​​sosiaalisia tehtäviä. Sen käyttötarkoituksiin käytetään hyvin usein erilaisten tapahtumien dokumentointia ja ihmissuhteiden välistä vuorovaikutusta.

Lisäksi toinen sen tärkeimmistä piirteistä on se, että se ei vaadi lähettäjän ja vastaanottimen läsnäoloa samassa tilassa ja ajalla. Siksi viesti vastaanotetaan lykätyssä muodossa ja kirjoittajan (lähettäjän) ja lukijan (vastaanottimen) vuorovaikutus on hyvin rajallinen.

Toisaalta kirjallinen viestintä on olennaisesti luova toiminta, joka vaatii tietoisuutta. Tämä ponnistus tulee mielen tuottamista ärsykkeistä.

Tässä se eroaa suullisesta, jossa aistinvaraiset reseptorit keräävät ne ulkoisesti. Kirjoitetut, toisaalta, ovat peräisin sisäisestä älyllisestä toiminnasta.

indeksi

  • 1 Ominaisuudet
    • 1.1 Viestin vastaanottamisen lykkääminen
    • 1.2 Rajoitetut jaksot
    • 1.3 Vähäinen tila irtisanomiselle
    • 1.4 Suunnittelu
  • 2 tyyppiä
    • 2.1 Muistioita
    • 2.2 Raportit
    • 2.3 Esitteet
    • 2.4 Sähköpostit
    • 2.5 Ehdotukset
    • 2.6 Kirjeet
    • 2.7 Telegrammit
    • 2.8 Faksit
  • 3 Kirjallisen viestinnän osat
  • 4 Edut
    • 4.1 Pysyvyys ajassa
    • 4.2 Ohjausmekanismi
    • 4.3 Säilytys
    • 4.4 Korkeampi heijastustaso
    • 4.5 Vähemmän mahdollisuutta vääristää ja tulkita
  • 5 Haitat
    • 5.1 Kustannukset
    • 5.2 Kyky ymmärtää tehokkaasti
    • 5.3 Palaute
    • 5.4 Emotionaalisuuden ilmaiseminen  
    • 5.5 Viivästetty tai epävarma kuitti
    • 5.6 Joustavuuden puute
  • 6 Viitteet

piirteet

Viestin vastaanottamisen lykkääminen

Yksi kirjallisen viestinnän ominaisuuksista on se, joka liittyy aikakertoimeen. Vastaanottaja vastaanottaa lähettäjän välittömästi koodattuja viestejä kasvotusten välisessä viestintätilanteessa.

Mutta kirjallisessa viestinnässä on aina viive. Yleensä tätä viivettä varten ei ole määräaikaa.

Rajoitetut jaksot

Viestintäsykli käsittää neljä peruskommunikaatioelementtiä: lähettäjä, viesti yhdessä viestintäkanavan, vastaanottimen ja vastauksen tai reaktion kanssa. Koska viestin vastaanotto tapahtuu myöhästyneenä, kirjallisen viestinnän sykli on rajallisempi.

Viestinnän ja informaation uusien edistysaskeleiden vuoksi monet kanavat mahdollistavat syklin viimeisen vaiheen (palautteen tai vastauksen) suorittamisen lähes samaan aikaan kuin kasvotusten yhteydessä. Esimerkkinä näistä ovat pikaviestipalvelut.

Pieni tila irtisanomiselle

Kirjallinen ennätys rajoittaa redundanssin mahdollisuutta. Suullisessa viestinnässä eleet ja paraverbaalit - kuten intonaatio - tukevat sanallista kieltä.

Näin ei ole kirjallisessa viestinnässä. Siksi kysynnän taso on korkeampi, pakottaen liikkeeseenlaskijan käyttämään sanoja tarkemmin.

Itse asiassa kirjallisella viestinnällä on suuri sosiaalinen arvo. Tämä arviointi vähenee sanojen toistamisen ja samojen syntaktisten kuvioiden käytön kanssa. Tässä on omaperäisyys ja jopa muodollinen innovaatio.

Aiempi suunnittelu

Yleensä kirjallinen viestintä ei ole improvisoitu. Kirjoittaessaan usein täyttyy useita ehtoja tai vaatimuksia. Niiden joukossa, jos etsitään tehokasta viestintää, on välttämätöntä olla selvä sanoman sisällöstä kokonaisuutena ja sen sisäisestä artikulaatiosta..

Tätä varten liikkeeseenlaskijalla on oltava tekstin organisointijärjestelmä. Kun teksti etenee, kaikki viestin osat yhdistetään, kunnes asiaankuuluvat ajatukset ja merkitys.  

tyyppi

Kirjallisen viestinnän tyypit ovat yhtä monta kuin monipuoliset ja monipuoliset ihmisen toiminnan alat. Tällä tavoin jokainen (telegrammi) katoaa ja muut näkyvät (esimerkiksi sähköpostitse). Seuraavaksi kuvataan vain joitakin niistä.

muistiot

Muistio on suosittu sisäisen kirjallisen viestinnän väline organisaation jäsenten kesken. Se on lomakkeen lyhennetty muoto, jossa on mahdollisimman vähän kohteliaisuutta ja välitöntä pääsyä viestin tiettyyn aiheeseen.

Tällaisessa viestinnässä yleensä on ennalta määritettyjä formaatteja. Tärkein sääntö on täyttää kirjallisesti sekä henkilökohtaisesti ja hierarkkisesti. Kirjoitusmuodon tulisi olla suora ja ilman mitään tuttuja.

tiedotus

Raportit ovat eräänlainen kirjallinen viestintä. Niitä voidaan käyttää kaupallisiin, koulutuksellisiin, oikeudellisiin tai tieteellisiin tarkoituksiin.

Raportin luonteesta ja tarkoituksesta riippuen voi olla ennalta määritettyjä formaatteja. Yleisesti ottaen mietinnössä pitäisi olla lyhyt johdanto, keskeiset tavoitteet ja tulokset. 

Joissakin tapauksissa on otettu mukaan kaaviot ja taulukot, joiden avulla voidaan ymmärtää tuloksia. Samoin monet raportit sisältävät luettelon suosituksista.

kirjallisuus

Esitteet ovat julkaisuja, joissa yritykset esittävät tuotteitaan ja palveluitaan. Ne julkaistaan ​​myös myyntiedustajien auttamiseksi vierailujen aikana.  

Yritykset tuottavat esitteitä, joiden koko ja koko vaihtelevat. Jotkut esitteet ovat kirjaimen kokoisia, kun taas toiset taitetaan puoliksi tai kolmeen osaan.

Toisaalta niille on ominaista, että ne ovat hyvin värikkäitä ja että niiden päätuotteissa tai palveluissa on runsaasti kuvia. Tekstit ovat vain vähän ja niissä on paljon tyhjää tilaa, jotta vihko voidaan lukea helposti.

sähköpostit

Sähköpostit ovat tällä hetkellä hyvin yleinen viestintämuoto. Niitä käytetään asiakirjojen lähettämiseen, kokousten järjestämiseen, tapaamisten vahvistamiseen ja työnhakijoiden yhteydenottoon. Lisäksi he työskentelevät henkilökohtaisissa asioissa.

Suhteellisesta epävarmuudesta huolimatta sähköpostien on noudatettava tiettyjä tavanomaisia ​​normeja. Tällaisiin tarkoituksiin sen muoto määrittää välilyönnit lähettäjälle, vastaanottajalle, aiheelle ja tilalle, jossa viesti on kirjoitettava.

Vaikka niitä käytetään ei-kaupallisiin tarkoituksiin, on olemassa tiettyjä yleissopimuksia, joita on noudatettava negatiivisten reaktioiden välttämiseksi. Niistä voidaan mainita nimien ja nimien oikea kirjoittaminen, välimerkkien oikea käyttö ja lauseiden ja kappaleiden oikea kokoonpano.

ehdotukset

Ehdotukset ovat asiakirjoja, jotka kuvaavat tulevia hankkeita. Niissä on yleensä vain yksi tai kaksi sivua. Ne sisältävät hankekohtaisen tehtävän kustannukset.

Muut kustannukset, jotka eivät liity hankkeeseen, voivat olla muun muassa tulostus-, posti- ja postikulut.

kirjeet

Kirjeet ovat yksi vanhimmista kirjallisen viestinnän muodoista. Kirjeen aihe voi olla henkilökohtainen tai kaupallinen. Ennen sähköisten lomakkeiden saapumista nämä olivat hyvin suosittuja viestintävälineitä. Kuten sähköposteissa, käytännöllisiä muotoja ja lyhyitä viestejä käytettiin kaupallisesti.

Henkilökohtaiset kirjeet osoittivat kuitenkin, että heidän kirjoituksessaan oli vähemmän perinteisiä. Kohteliaisuus oli minimaalinen. Teeman kehitystyö oli kätevästi viestin lähettäjän ja vastaanottajan välillä. Molempien kapasiteetti rajoitti sivujen määrää. Nämä on korvattu asteittain sähköisillä viestillä.    

sähkeet

Sähke on lyhyt ja yksinkertaistettu versio kirjeestä. Täällä kohtelulauseet pidetään mahdollisimman pieninä ja joskus ne jätetään pois. Viestin teksti on kirjoitettu jättämättä eniten sanoja ja pitäen tarpeellisena vähimmäismäärän järkevän.

Samoin kohteliaisuudet olivat yleisesti standardeja ja lyhennettyjä muotoja (herra, rouva, rouva ja muut vastaavat). Kuten kirjeissä, niiden käyttö on vähentynyt sähköisen median etenemisen myötä.

faksit

Tämä oli edelläkävijä tapa lähettää sähköisesti kirjoitettuja viestejä. Vaikka sekä sen kirjoittaminen että lukeminen tehtiin kirjallisella paperilla, sen lähetys tehtiin sähköisesti. Sen käyttö on vähentynyt sähköisen median käytön lisääntyessä.

Kirjallisen viestinnän elementit

Yleisesti ottaen katsotaan, että kirjallisen viestinnän kolme pääelementtiä ovat rakenne (sisällön muoto), tyyli (kirjoittaminen) ja sisältö (teema).

Rakenteen osalta tämä auttaa lukijoita ymmärtämään aiheen. Siksi on suositeltavaa olla selkeä tarkoituksiin ennen kirjoittamisen aloittamista.

Tyylien osalta tämä liittyy ensin liikkeeseenlaskijaan. On kuitenkin myös tärkeää ottaa huomioon kirjallisen aineiston mahdolliset vastaanottajat. Joskus tarvitaan lauseita tai lyhyitä kappaleita, joissa on yksinkertainen sanasto. Joskus viestin pitäisi olla hieman pidempi ja yksityiskohtaisempi.

Lopuksi aiheen osalta tämä voi olla hyvin erilaisia. Kaikki ihmisen vuorovaikutuksen alueet voivat olla kirjallisen tiedon kohteena. Tämä sisältää tieteellisistä aiheista henkilökohtaiset, lakien ja menettelyjen kautta.

hyöty

Pysyvyys ajassa

Kirjallinen viestintä on pysyvä tietoväline. Siksi se on hyödyllinen, kun tarvitaan kirjanpitoa. Samalla tavoin se on hyvin tärkeää vastuun oikeaan siirtämiseen ja normien ja menettelyjen asettamiseen. Toisaalta se sallii sanomien toistuvan kyselyn.

Ohjausmekanismi

Pitkän ajan pysyvyyden ansiosta kirjallinen viestintä on ihanteellinen ohjausvälineenä. Ohjausarkit tai tulokset, lait, sopimukset ovat muun muassa asiakirjoja, joita käsitellään yleisimmin tällä viestintämuodolla.

säilytys

Kirjallisessa viestinnässä on korkea säilyvyys. Tämä mahdollistaa sen turvallisuuden ja kestävyyden. Teknologinen kehitys on mahdollistanut muita keinoja tietojen säilyttämiseksi. Tähän saakka alkuperäinen asiakirja on kuitenkin lopullinen todiste sen olemassaolosta ja omaperäisyydestä.

Korkeampi heijastava taso

Ihmiset, jotka käyttävät tätä mediaa, heijastavat tehokkaasti ennen kirjoittamista. Viestin kirjoittamista edeltää aina ajatteluprosessi ja sen määrittäminen, mitä haluat ilmaista. Myös itse kirjoittaminen on heijastusprosessia. Siksi tämä kommunikaatiotila sopii tarkkuuden ja tarkkuuden lähettämiseen.

Vähemmän mahdollisuutta vääristää ja tulkita

Kirjallisen viestinnän kautta lähetetyissä viestissä on vähemmän mahdollisia vääristymiä. Tässä viestintäjärjestelmässä tiedot rekisteröidään pysyvästi ja ne voidaan tarkistaa milloin tahansa. Näin ollen on vähemmän mahdollisuuksia vääristää tai muuttaa tietoja.

Toisaalta viestien virheelliseen tulkintaan on vähemmän mahdollisuuksia. Epäselvissä tapauksissa viesti voidaan lukea uudelleen niin monta kertaa kuin on tarpeen, kunnes saavutetaan täydellinen ymmärrys.

Samoin luku- tai uudelleenkirjoituksen nopeus voidaan säätää viestin vastaanottimen ymmärryksen tasolle. Tällä tavoin voidaan taata, että jos sekä lähettäjä että vastaanotin käsittelevät samoja koodeja, viesti saapuu halutun.

haitat

kustannukset

Kirjallinen viestintä ei ole taloudellista. Materiaaliin (mm. Paperi ja muste) liittyy kustannuksia ja kirjoituksia kirjoitettaessa ja luovuttamassa työssä. Nämä kustannukset voivat kasvaa lähettäjän ja vastaanottajan välisen fyysisen etäisyyden mukaan.

Kyky ymmärtää tehokkaasti

Kirjallisen viestinnän käyttö ansaitsee suuria taitoja ja osaamista kielen ja sanaston käytössä. Kirjoitustaidon puute ja tekstien heikko laatu vaikuttavat kielteisesti sanomaan ja vaarantavat niiden tehokkaan ymmärtämisen.

palaute

Viestin palaute kirjallisessa viestinnässä ei ole välitön. Tämän tyyppisessä viestinnässä koodaus- ja dekoodausprosessi on hidas.

Käytetyn koodin mukaan ymmärrys voi kestää kauemmin kuin halutaan. Joka tapauksessa palaute on viestin vastaanottajan, ei liikkeeseenlaskijan, kannalta.

Emotionaalisuuden ilmaiseminen  

Heijastavaksi välineeksi on vaikeampaa ilmaista emotionaalisuutta kirjallisessa viestinnässä. Itse asiassa runoilijat ja taiteilijat, jotka käyttävät tätä välineistöä ilmaisemaan kauneutta ja tunteita, käyttävät tekniikoita, joita on vaikea käyttää. Joskus ne ovat onnistuneita, mutta toisissa he eivät täytä taiteilijan emotionaalisuuden välittämisen tavoitetta.

Tällaista viestintää kutsutaan kylmäksi, persoonattomaksi ja kontrastiksi muiden viestintämuotojen kanssa, jotka voivat sisältää sanallisia ja gesturaalisia ominaisuuksia. Tästä syystä sitä käytetään useammin tiedonsiirrossa, jossa tosiseikkojen tarkkuus on tärkeä.

Viivästetty tai epävarma kuitti

Kirjallisen viestinnän menetelmä estää viestin vastaanottamisen välittömästi. Joissakin tapauksissa ei myöskään ole mahdollista määrittää, saavutetaanko viesti tavoitetulle vastaanottajalle.

Joustavuuden puute

Joustavuuden puute on toinen kirjallisen viestinnän haitoista. Kun alkuperäinen viesti on annettu, nopeaa sisällön korjausta ei ole mahdollista.

Viestin vastaanottajan on taattava kaikki tarvittavat muutokset. Samoin jokainen tehty korjaus, jopa osittainen, vaikuttaa koko viestiin.

viittaukset

  1. Inc. (s / f). Kirjallinen tiedonanto Otettu inc.comista.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Liikeviestintä New Delhi: Excel-kirjat Intia.
  3. Cabrera, A. ja Pelayo, N. (2001). Kieli ja viestintä Caracas: Kansallinen.
  4. Bolaños, B. (1996). Kirjallinen viestintä. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, syyskuu 26). Kirjallisen liikeviestinnän tyypit. Otettu osoitteesta bizfluent.com.
  6. Sckool. (2017, helmikuu 07). Kirjallisen viestinnän kolme pääelementtiä. Otettu osoitteesta sckool.org.   
  7. MSG. (s / f). Kirjallinen tiedonanto - Merkitys, edut ja haitat. Otettu osoitteesta managementstudyguide.com.
  8. Liiketoiminnan viestintä. (s / f). Kirjallisen viestinnän edut ja haitat. Otettu osoitteesta businesscommunication.com.
  9. Liikeviestintä. (s / f). Kirjallisen viestinnän haitat yrityksessä. Otettu osoitteesta bizcommunicationcoach.com.