Ostotyyppien pyyntö, miten se tehdään, merkitys ja esimerkit

Muoto ostotarjous on asiakirja, jonka käyttäjäosasto tai varastohenkilöstö luo ilmoittaakseen osto-osastolle tilattavista tavaroista, määrästä ja toimitusaikataulusta. Yrityksen osto alkaa vaatimusten keräämisestä.

Kun ne on koottu, sinun on ilmoitettava siitä osto-osastolle. Ostopyyntö on asiakirja, joka sisältää luettelon näistä vaatimuksista. Petosten estämiseksi osastopäälliköiden ei yleensä saa antaa tilauksia suoraan toimittajille tai ostaa yhtiön puolesta..

Sen sijaan se, joka antaa tilauksia ulkoisille toimittajille, on eri osasto, jota kutsutaan osto-osastoksi. Eri osastojen johtajat käyttävät ostohakemuksen muotoja ilmoittaakseen osastolle, mitä materiaaleja on hankittava.

Ostopyynnöt ja ostotilaukset ovat keskeisiä asiakirjoja hankkimalla kohteita, joita yritys tarvitsee toimintaansa varten, standardoimalla tilausprosessia sisäisesti ja ulkoisesti.

indeksi

• 1 tyypit
  • 1.1 Vakio
  • 1.2 Alihankinta
  • 1.3 Lähetys
  • 1.4 Varaston siirto
  • 1.5 Ulkoinen palvelu
• 2 Miten sitä kehitetään?
  • 2.1 Hankintamenettely
• 3 Tärkeys
  • 3.1 Aloita ostoprosessi
  • 3.2 Se on ohjaustyökalu
  • 3.3 Suojaa liiketoimintaa
  • 3.4 Ostoprosessin keskittäminen
• 4 Esimerkkejä
  • 4.1 Esimerkki 1
  • 4.2 Esimerkki 2
• 5 Viitteet

tyyppi

Ostopyynnön avainkohdat ovat seuraavat:

- Ostopalvelusta pyydetään hankkimaan tietty materiaaliluettelo.

- Tarvitsetko hankintaorganisaation hyväksynnän.

- Se on sisäinen asiakirja; se on siis organisaatiossa.

Voit luoda ostopyynnön seuraaville varaustyypeille:

standardi

Hankkia toimittajilta tarvikkeita ja materiaaleja sekä tuotantoprosesseihin että toimistotarvikkeisiin ja muihin varoihin.

alihankinta

Toimittaa raaka-ainetta toimittajalle ja saada sitten lopputuote.

tavaralähetys

Tästä maksetaan yrityksen tiloihin ja toimittajaan tallennetun materiaalin hankkiminen.

siiVarastojen tehokkuus

Hankkia materiaaleja toisesta saman organisaation sisällä olevasta osastosta tai alueelta.

Ulkopuolinen palvelu

Saadakseen ulkopuolisen toimittajan palvelut, kuten tehtaan huoltotyöt.

Miten se tehdään?

Ostopyynnön muodostavat perusosat ovat:

- Pyynnön numero, joka mahdollistaa asiakirjan tunnistamisen. Sen on oltava esipainettu.

- Pyynnön esittävä osasto.

- Pyynnön päivämäärä ja pyydetty toimituspäivä.

- Henkilön nimi, joka laatii pyynnön, ja sen henkilön allekirjoitus, joka antaa luvan.

- Pyydetyt kohteet on kuvattava yksityiskohtaisesti, jotta vältetään epätarkat tiedot. Määrä on oltava tarkka; on erittäin tärkeää sijoittaa tarvittava yksikkö (kiloa, litraa, yksikköä jne.).

- Ostokeskuksen johtajan allekirjoitus, joka hyväksyy tai ei hyväksy ostoa.

- Jos toimittajilta on jo pyydetty tarjouksia, ne on liitettävä pyyntöön.

Ostopyyntöprosessi

Hankintahakemusprosessia käyttävät organisaatiot toimitustilausten suorittamiseen ja seurantaan. Nämä voivat olla mitä tahansa raaka-aineesta toimistokalusteisiin ja paljon muuta.

Kun osastopäällikkö toteaa, että materiaalit ovat vähissä, täytä pyyntö-lomake, joka sisältää edellä mainitut kentät..

Ostopyyntö on muoto, jonka yrityksen osasto lähettää osto-osastolle ja jossa luetellaan kohteet, joita haluat pyytää ulkopuoliselta toimittajalta.

Tämän prosessin avulla käyttäjät voivat tehdä tilauksen, saada valvojan hyväksynnän ja ennen kaikkea antaa ulkopuolisille toimittajille mahdollisuuden esittää hintatarjouksia..

Kun ostopäällikkö vastaanottaa ostopyynnön tässä prosessissa, hän voi tarkistaa kaikki alkuperäisen käyttäjän lähettämät tiedot. Johtaja yksinkertaisesti valitsee, onko vaatimus hyväksytty vai ei.

Jos sitä ei ole hyväksytty, on olemassa ruutu päätöksen syyn asettamiseksi, ja pyynnön esittävä yksikkö ilmoitetaan tästä päätöksestä. Jos johtaja kuitenkin antaa hyväksyntänsä, seuraava vaihe on kysyä tarjousta toimittajilta.

tärkeys

Aloita ostoprosessi

Yrityksen osastot tarvitsevat aina niin usein materiaaleja; Ostopyyntö aloittaa ostoprosessin. Hankintaosasto toimii asiakirjan vahvuuden mukaisesti.

Jos ongelma ilmenee, asiakirja on todiste siitä, että osasto pyysi tarvikkeita tietyllä viestinnällä.

Se on ohjaustyökalu

Jos asianmukaista valvontaa ei ole, henkilöstö voi osallistua petoksiin, koska he voivat pyytää materiaalia henkilökohtaiseen käyttöön.

Ostopyynnöllä on vakiintuneita toimenpiteitä, joilla taataan, ettei petoksia harjoiteta. Pyynnön on läpäistävä useita käsiä sen tarkkuuden ja tarpeen varmistamiseksi.

Suojaa liiketoimintaa

Kun hankintamääräykset on pantu täytäntöön, vältetään petosten mahdollisuudet. Yhtiön varat ovat myös suojattuja.

Ostoprosessin keskittäminen

Kun organisaatio tarvitsee kaikki tilaukset keskitetysti osto-osaston kautta, koko prosessia on helppo hallita.

Ostajat hyötyvät myös, koska he voivat nyt ryhmitellä ostoja ja hyödyntää organisaation ostovoimaa neuvottelemaan paremmista ehdoista.

esimerkit

Esimerkki 1

Pyynnön numero: 00455

Päivämäärä: 15. toukokuuta 2018

Pyynnön esittäjän nimi: Annaliese Corvo

Asema: koulutuksen valvoja

Osasto: Henkilöstökoulutus

Pyynnön syy: Seuraavia kohtia on käytettävä Quality Assurance -kurssissa, joka annetaan 16.-20.7.2018..

- 01 flipchart-merkkien tapauksessa.

- 12 kynää.

- 01 flip chart, jossa on 20 valkoista arkkia: 1 metriä leveä x 1,5 metriä pitkä.

- 12 tavallisen viivan kannettavan normaalia kokoa.

- 06 värilliset merkit taululle.

- 12 kumia poistetaan.

- 12 sinistä mustetta.

Kaksi paperitavaratuotteiden toimittajilta saatuja lainauksia on liitetty.

Valtuutettu: Alberto Moreno

Asema: Henkilöstöpäällikkö

Henkilöstöhallinto

Esimerkki 2

Confecciones Tely, S.A. Sinun täytyy tilata erilaisia ​​materiaaleja ja täyttää hakulomake. Tämä lomake ilmoittaa osto-osastolle, että tarvikkeita tarvitaan.

Osto-osasto voi hyväksyä tai hylätä saadun pyynnön. Jos se hyväksytään, ostotilaus luodaan.

Ostotilaus lähetetään toimittajalle tuotteiden ostamiseksi. Toimittaja valmistaa ja toimittaa tuotteet laskulla.

Vastaanotto-osasto vastaanottaa tuotteet ja toimittaa vastaanottoraportin kirjanpito-osastolle.

Jos kaikki asiakirjat ovat vaatimusten mukaisia, kirjanpitoosasto antaa laskun hyväksynnän kassalle, mikä osoittaa, että maksu voidaan suorittaa toimittajalle..

viittaukset

1. Business Dictionary (2018). Ostomääräys. Takaisin: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Mikä on ostopyyntö? Otettu: myaccountingcourse.com.
3. Metsäaika. Ero pyynnön ja ostotilauksen välillä. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Mikä on ostopyyntö ja miksi se on tärkeää yrityksellesi. Procurify. Otettu: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - hankintahaku. Otettu osoitteesta tutorialspoint.com.