Tyyppiprosessien, mallien, vaiheiden ja esimerkkien uudelleensuunnittelu

prosessin uudelleenjärjestely on liiketoiminnan johtamisstrategia, joka keskittyy organisaation työnkulkujen ja liiketoimintaprosessien analysointiin suorituskyvyn, tuottavuuden ja laadun merkittävien parannusten saavuttamiseksi.

Käytäntö on ajatella uudelleen ja suunnitella tapaa, jolla työ tehdään, jotta organisaation tehtävää voidaan paremmin tukea ja kustannuksia alentaa. Liiketoimintaprosessi viittaa tiettyyn tulokseen pääsemiseksi toteutettaviin tehtäviin tai toisiinsa liittyviin toimintoihin.

Se alkaa organisaation tehtävän, strategisten tavoitteiden ja asiakkaiden tarpeiden korkean tason arvioinnista. Perusasioita pyydetään, kuten onko sinun määriteltävä uudelleen tehtävä? Ovatko strategiset tavoitteet linjassa operaation kanssa? Ketkä ovat asiakkaita?

Yhtiö voi huomata, että se toimii epäilyttävissä oletuksissa erityisesti asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden osalta. Vasta sen jälkeen, kun organisaatio harkitsee uudelleen, mitä sen pitäisi tehdä, se päättää, miten se tehdään paremmin.

indeksi

• 1 Keskity prosesseihin
• 2 tyyppiä
  • 2.1 Uudistaminen kustannusten parantamiseksi
  • 2.2 Uudelleenrakentaminen kilpailukykyisemmäksi
  • 2.3 Innovatiivisen radikaalin kohdan uudelleensuunnittelu
• 3 mallia
  • 3.1 ADKAR-malli
  • 3.2 Sillan siirtymämalli
• 4 vaihetta
  • 4.1 Tunnista ja ilmoita muutoksen tarve
  • 4.2 Kerää asiantuntijaryhmä
  • 4.3 Etsi tehottomia prosesseja ja määritä keskeiset suoritusindikaattorit
  • 4.4 Suunnittele prosessit uudelleen ja vertaa KPI-arvoja
• 5 Esimerkkejä
  • 5.1 Ford Motors
  • 5.2 Taco Bell
• 6 Edut ja haitat
  • 6.1 - Edut
  • 6.2 -Disadvantages
• 7 Viitteet

Keskity prosesseihin

Tehtävän ja tavoitteiden perusarvioinnin yhteydessä uudelleenjärjestely keskittyy organisaation prosesseihin, vaiheisiin ja menettelyihin, jotka ohjaavat tapaa, jolla resursseja käytetään asiakkaiden tarpeita vastaavien tuotteiden ja palveluiden luomiseen. erityisesti markkinoilla.

Uudelleensuunnittelu tunnistaa, analysoi ja muotoilee organisaation ydinliiketoimintaprosessit tavoitteena saavuttaa dramaattisia parannuksia kriittisiin suorituskykyyn liittyviin toimenpiteisiin, kuten kustannuksiin, laatuun, palveluun ja nopeuteen.

Tietotekniikan katsotaan toimivan välittäjänä uusien organisaatio- ja yhteistyömuotojen luomisessa olemassa olevien liiketoimintojen tukemisen sijasta.

Prosessin uudelleensuunnittelu on olemassa eri tieteenaloilta, ja voidaan tunnistaa neljä pääaluetta, jotka voivat muuttua: organisaatio, teknologia, strategia ja ihmiset. Prosessinäkymää käytetään yhteisenä kehyksenä näiden alueiden huomioon ottamiseksi.

tyyppi

On olemassa kolme erilaista prosessin uudelleensuunnittelua, joita yritys voi aloittaa:

Suunnittele uudelleen kustannusten parantaminen

Tällainen uudelleensuunnittelu voi johtaa siihen, että yritys alentaa poikkeuksetta sellaisten prosessien kustannuksia, jotka eivät ole olennaisia, joko muuttamalla radikaalisti näitä prosesseja tai jopa poistamalla ne kokonaan..

Se ylittää paljon sen, mitä voidaan saavuttaa tavanomaisilla ponnisteluilla kustannusten vähentämiseksi.

Uudelleensuunnittelu kilpailukykyisemmäksi

Tämän tyyppisen uudelleensuunnittelun avulla pyritään syventämään liiketoiminnassa tuotettuja tärkeimpiä prosesseja.

Tämän on tarkoitus tulla parhaaksi laatuaan maailmanluokan tasolla ja samalla saavuttaa kilpailukykyinen vastaavuus yritysten kanssa, jotka aikaisemmin asettivat säännöt ja vakiintuneet alan standardit..

Uudelleensuunnittelu radikaaliksi innovaatiokohdaksi

Tämän tyyppinen uudelleensuunnittelu pyrkii etsimään ja tekemään radikaaleja innovaatiopisteitä, muuttamaan olemassa olevia sääntöjä ja luomaan uuden luokituksen parhaimman määritelmän kaikille yrityksille, jotka yrittävät tulla yhdeksi..

mallit

Malli ADKAR

Malli keskittyy ihmisten muutoksen elementtiin, erityisesti siihen, miten varmistetaan, että työntekijät tukevat ja uskovat muutokseen.

Tämän jälkeen malli pyrkii tarkastelemaan liiketoiminnan ulottuvuutta, keskittymällä tunnistamaan muutoksen tarve, tavoitteet, jotka on täytettävä, tavasta, jolla ne saavuttavat nämä tavoitteet, sekä ajanjakson, jossa ne saatetaan päätökseen..

Sekä liike- että henkilökohtaiset ulottuvuudet on huolellisesti hoidettava onnistuneen muutostrategian toteuttamiseksi. Työntekijöiden tuen varmistamiseksi on viisi keskeistä vaihetta.

tietoisuus

Työntekijöiden tulisi olla tietoisia siitä, mitä muutos tapahtuu ja miksi se on tarpeen. Jos työntekijät eivät ole tietoisia näistä asioista, he voivat menettää motivaationsa ja suunnan strategiassa.

Johtamisella on ratkaiseva rooli sen varmistamisessa, että työntekijät ovat täysin tietoisia kaikista muutosprosessin osista.

Toivotan

Muutosstrategian tukemisen on oltava luonnollisesti työntekijöiltä. Sen sijaan, että pakotettaisiin muutosta työntekijöille, niiden sisällyttäminen hankkeen visioon ja kehitykseen varmistaa niiden tuen lopputulokselle.

tuntemus

Uudelleensuunnittelu tuo todennäköisesti muuttavan työntekijöiden rutiinia ja taitoja sekä yleistä muutosta organisaatiossa.

Tästä syystä työntekijöiden on saatava täysi tuki näiden taitojen hankkimiseksi ja kehittämiseksi.

taito

Tämä tieto on kehitettävä, mutta se voi tapahtua vain, jos yksilöillä on tarvittava kyky.

tausta

Muutosprosessia ja palkkioita henkilöille, jotka muuttavat menetelmiä, olisi vahvistettava muutoksen jälkeen. Näin varmistetaan, että työntekijät vastustavat kiusausta pudota takaisin vanhaan tapaan.

Sillan siirtymämalli

Mallin pääasiallinen vahvuus on, että se keskittyy siirtymiseen, ei muutokseen. Näiden välinen ero on hienovarainen, mutta tärkeä.

Muutos tapahtuu ihmisille, vaikka he eivät ole samaa mieltä. Toisaalta siirtyminen on sitä, mitä ihmisten mielissä tapahtuu, kun he käyvät läpi muutoksen.

Muutos voi tapahtua hyvin nopeasti, kun taas siirtyminen tapahtuu yleensä hitaammin.

Malli korostaa kolme siirtymävaihetta, jotka ihmiset käyvät läpi muutoksen yhteydessä. Nämä ovat:

- Päättyminen, menetys ja päästäminen.

- Neutraali vyöhyke.

- Uusi alku.

Bridges sanoo, että ihmiset käyvät läpi jokaisen vaiheen omassa tahdissaan. Esimerkiksi muutokset viihtyvät todennäköisesti kolmanteen vaiheeseen, kun taas toiset pysyvät ensimmäisessä tai toisessa vaiheessa.

faasit

Liiketoimintaprosessien uudelleenjärjestäminen ei ole helppo tehtävä. Ellei jokaisen vaiheen onnistunut suorittaminen onnistu, muutosyritykset voivat epäonnistua.

Tunnista ja ilmoita muutoksen tarve

Tutkimus on tehtävä. Mitä prosesseja ei ehkä toimi? Onko kilpailu yrityksessä parempi tai huonompi joissakin asioissa?

Kun kaikki tiedot on saatu, on laadittava hyvin täydellinen suunnitelma, johon osallistuisivat eri osastojen johtajat.

Johto joutuu toimimaan myyjän roolissa. Sen pitäisi välittää suurta näkemystä muutoksesta ja osoittaa, miten se vaikuttaa myönteisesti jopa alhaisimpiin palkattuihin työntekijöihin.

Kerää asiantuntijaryhmä

Kuten muissakin projekteissa, prosessin uudelleensuunnittelu edellyttää tiimiä, joilla on korkeasti koulutettuja ja motivoituneita ihmisiä, jotka suorittavat tarvittavat toimenpiteet. Useimmissa tapauksissa joukkue koostuu:

Senior Manager

Kun on kyse merkittävistä muutoksista, tarvitset sellaisen henkilön valvonnan, joka voi tehdä päätöksiä ja kuka ottaa yhteyttä suoraan.

Operations Manager

Tarvitset jonkun, joka tuntee prosessin ongelmat. Siellä operaatioiden johtaja puuttuu, sillä se on työskennellyt prosessien kanssa ja kykenevä osallistumaan suuriin tietoihin.

Asiantuntijoiden uudelleenjärjestäminen

Tarvitaan oikeat insinöörit. Uudelleensuunnitteluprosessit saattavat tarvita kokemusta useilta eri aloilta IT: stä valmistukseen.

Etsi tehottomia prosesseja ja määritä keskeiset suoritusindikaattorit (KPI)

Oikeat KPI: t on määriteltävä. KPI-arvot vaihtelevat yleensä optimoidun prosessin mukaan.

Sitten prosessit tulisi seurata erikseen. Helpoin tapa tehdä tämä on kartoittaa liiketoimintaprosessit.

On paljon helpompaa, jos sinulla on kaikki kirjallisesti askel askeleelta. Tällöin operatiivinen johtaja on hyödyllinen, koska se helpottaa prosessien määrittelyä ja analysointia.

Perusmenetelmä prosessien käsittelyyn on virtauskaavioiden kautta. Ota kynä ja paperi ja tallenna prosessit vaiheittain.

Jos sinulla on enemmän tietoa tekniikasta, prosessin analysointiin tarkoitetun ohjelmiston käyttö voi tehdä kaiken paljon helpommaksi.

Suunnittele prosessit uudelleen ja vertaa KPI-arvoja

Kun pääset tähän kohtaan, ei ole paljon lisättävää. Nyt meidän on jatkettava teorioiden toteuttamista käytännössä ja tarkasteltava, miten KPI: t säilytetään.

Jos KPI-arvot osoittavat, että uusi ratkaisu toimii paremmin, voit aloittaa ratkaisun hitaasti skaalauttamalla sen yhä useampien yritysten prosessien käyttöön.

esimerkit

Ford Motors

1980-luvulla amerikkalainen autoteollisuus meni läpi taantuman. Kustannusten vähentämiseksi Ford päätti analysoida perusteellisesti joidenkin sen osastojen liiketoimintaprosesseja ja yrittää löytää tehottomia prosesseja.

He huomasivat, että yli 500 ihmistä työskenteli kirjanpidossa. Vertailun vuoksi noin 100 henkilöä työskenteli samassa osastossa kilpailijansa Mazda.

Vaikka Ford oli suurempi yritys, asetettiin määrällinen tavoite, jonka mukaan kyseisessä osastossa työskentelevien työntekijöiden määrä oli vain 200 henkilöä.

He aloittivat prosessin uudelleensuunnittelun aloitteen selvittääkseen, miksi osastolla oli niin paljon henkilökuntaa. He analysoivat nykyisen järjestelmän ja huomasivat, että se toimi seuraavasti:

- Kun osto-osasto kirjoitti ostotilauksen, se lähetti kopion maksuvelvollisuudelle.

- Tämän jälkeen materiaalinhallintaosasto vastaanotti tavarat ja lähetti jäljennöksen maksukelpoisesta asiakirjasta.

- Samaan aikaan toimittaja lähetti kuitin saaduista tavaroista velallisille.

Täysin uusi prosessi

Velkakirjojen työntekijä joutui liittämään nämä kolme tilausta, ja kun se yhdistettiin, hän antoi maksun manuaalisesti. Tämä prosessi vaati osastolla paljon työtä.

Vähäisten muutosten sijaan Ford kehitti täysin uuden prosessin. Tietotekniikalla oli tärkeä rooli tässä uudessa prosessissa.

He kehittivät tietokannan, johon lähetettiin ilmoitus, kun osto-osasto oli tehnyt tilauksen.

Kun materiaalit toimitettiin, tallentaja kirjasi ne tietokoneeseen. Tällä tavoin hän pystyi tarkistamaan välittömästi, jos toimitetut materiaalit olivat kunnossa, jotta ne maksettaisiin automaattisesti myöhemmin.

Tällä tavoin poistettiin kokonaan, että maksettavat työntekijät pyrkivät vastaamaan tilauksiin ja vähentämään hallinnollisten työntekijöiden määrää 75%: lla.

Taco Bell

Taco Bell perusti liiketoimintansa uudelleen keskittymällä palvelupuoleen ja keskittämällä tuotantoalueensa.

K-Minus-ohjelman luomisen myötä ravintolan ulkopuolella valmistettiin nyt lihaa, maissia, papuja, salaattia, juustoa ja tomaatteja ravintoloilleen. Ravintoloissa vain nämä valmistetut ainesosat koottiin, kun asiakas pyysi niitä.

Tämän uuden työskentelytavan menestys oli suurempi työntekijöiden motivaatio, parempi laadunvalvonta, vähemmän onnettomuuksia, suuremmat säästöt ja enemmän aikaa keskittyä asiakaspalveluun.

Edut ja haitat

-hyöty

Vähennä kustannuksia ja jaksoja

Prosessin uudelleensuunnittelu vähentää kustannuksia ja sykliaikoja eliminoimalla tuottamattomia toimintoja ja niitä suorittavia työntekijöitä.

Joukkueen uudelleenjärjestely vähentää hallinnon eri tasojen tarvetta, nopeuttaa tiedonkulkua, poistaa virheitä ja toistaa useita siirtoja.

Paranna laatua

Prosessin uudelleensuunnittelu parantaa laatua vähentämällä työn pirstoutumista ja luoden selkeän omistajuuden prosesseista.

Työntekijät ottavat vastuun tuotannostaan ​​ja voivat mitata suorituskykyään nopean palautteen perusteella.

Lisää tuottavuutta

Prosessin uudelleensuunnittelun tavoitteena on vanhentuneiden prosessien nykyaikaistaminen ja usein aikaansaannostavien tulosten tuottaminen. Organisaatio voi esimerkiksi huomata, että kaksi työntekijää voi suorittaa tietyn prosessin neljän sijasta.

Asiakaslähtöisyys

Muuttamalla tehtävän suuntaa prosessin suuntaan painopiste asetetaan asiakkaalle. Tällä on se etu, että kaikki merkityksettömät prosessit siirtyvät nopeasti etualalle, minkä jälkeen ne voidaan helposti poistaa tai muokata.

Parantaa kilpailuasemaa

Yleensä organisaation tekemät muutokset havaitaan vain vähitellen. Kilpailukyvyn ylläpitämiseksi ja asiakkaan tarpeiden tyydyttämiseksi on kuitenkin ryhdyttävä asianmukaisiin toimiin.

Prosessien uudelleenjärjestelyllä toteutetaan radikaaleja muutoksia suhteellisen lyhyessä ajassa.

-haitat

Henkilöstön sopeutuminen

Jotkut työntekijät eivät välttämättä sovi muutoksiin ja uudet nimetyt johtajat saattavat tuntea hukkua. Muut työntekijät vanhentuvat, jos niiden päätehtävä poistetaan prosessin tarkastelun yhteydessä.

Jos työntekijä maanantaiaamuna kuulee, että hänen työnsä täydellinen kuvaus on muuttunut, tämä saattaa tuntua hämmentävältä.

Siksi on erittäin tärkeää, että toteutetut muutokset välitetään hyvin työntekijälle.

Vaatii investointeja

Prosessin uudelleenjärjestely vaatii yleensä investointeja, erityisesti teknologiaan. Vanhentuneet menetelmät, kuten tehtävän suorittaminen manuaalisesti, kasvot korvautuvat tietokoneohjelmilla.

Ohjelmat parantavat tehokkuutta ja vähentävät virheitä, mutta yrityksen on investoitava ohjelmistoihin ja koulutukseen, joka on kustannustehokas vaihtoehto yrityksille, jotka haluavat alentaa kustannuksia välittömästi.

viittaukset

1. Wikipedia, vapaa tietosanakirja (2019). Liiketoimintaprosessien uudelleenjärjestely. Otettu: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Business Process Reengineering (BPR): Määritelmä, vaiheet, esimerkit. Tallyfy. Otettu: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Business Process Reengineering (BPR). TyökalutHero: Taken: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Muodolliset mallit liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelusta suunnitteluun ja suunnitteluun. Otettu: eil.utoronto.ca.
5. Älykäs ISM (2019). Liiketoiminnan kilpailukyvyn parantaminen liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelun (BPR) avulla. Otettu: cleverism.com.
6. Business Organization (2017). Uudelleensuunnittelun tyypit Otettu: organisacionempresa.xyz.
7. Business Jargons (2019). Liiketoimintaprosessien uudelleenjärjestäminen. Otettu: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). BPR: n haitat ja edut. Bizfluent. Otettu: bizfluent.com.