Hankkeen hallintavaiheet, tavoitteet, edut ja esimerkit

projektinhallinta on noudatettava tiimin toiminnan aloittamista, suunnittelua, toteuttamista, valvontaa ja sulkemista, jotta voidaan täyttää konkreettiset menestystekijät ja saavuttaa tiettyjä tavoitteita asetetussa ajassa. Siksi taitojen, tekniikoiden, tietämyksen ja työkalujen soveltaminen sellaisten toimien ohjelmointiin, jotka vastaavat hankkeen vaatimuksia.

Hanke on väliaikainen työ, joka on suunniteltu tuottamaan ainutlaatuinen tulos, palvelu tai tuote, jolla on määritelty alku ja loppu, jonka tarkoituksena on saavuttaa merkittäviä tavoitteita ja tavoitteita, saavuttaa yleensä lisäarvo tai hyödyllinen muutos.

Hankkeiden väliaikainen laatu ei ole samaa mieltä liiketoiminnan rutiinitoiminnoista, jotka ovat yksinkertaisia ​​iteratiivisia, puoliksi pysyviä tai pysyviä toimintoja palvelujen tai tuotteiden tuottamiseksi..

Hankkeiden hallintaprosessin puuttuminen voi johtaa menetettyyn aikaan, rahan menetykseen ja huonoon suorituskykyyn.

indeksi

• 1 Tehokas työkalu
• 2 vaihetta
  • 2.1 Aloittaminen
  • 2.2 Suunnittelu
  • 2.3 Suoritus
  • 2.4 Hankkeen dokumentaatio
  • 2.5 Seuranta ja valvonta
  • 2.6 Sulkeminen
• 3 Tavoitteet
  • 3.1 Hankkeen vaiheiden kehittäminen onnistuu
  • 3.2 Kommunikoi tehokkaasti
  • 3.3 Hankkeen päätavoitteen saavuttaminen
  • 3.4 Valmistele projekti, joka noudattaa asiakkaan tavoitteita
• 4 Edut
  • 4.1 Palvelujen tarjonnan tehostaminen
  • 4.2 Asiakastyytyväisyys
  • 4.3 Palvelujen tarjoamisen tehokkuus
  • 4.4 Parantaa joukkueen kasvua ja kehitystä
  • 4.5 Suurempi joustavuus
  • 4.6 Riskinarvioinnin lisääminen
• 5 Esimerkkejä
  • 5.1 American Airlines
  • 5.2 Royal Bank
• 6 Viitteet

Tehokas työkalu

Projektinhallinta on tehokas liiketoimintatyökalu, joka voi tarjota monia etuja kaikenkokoisille yrityksille. Tarjoaa prosesseja, suuntaviivoja ja toistettavia tekniikoita, jotka auttavat hallitsemaan ihmisiä ja hankkeisiin liittyvää työtä.

Se voi lisätä onnistumismahdollisuuksia ja auttaa toimittamaan hankkeita johdonmukaisesti, tehokkaasti, ajallaan ja talousarviossa.

Toteuttamalla projektinhallinnan perusstrategioita saavutetaan halutut tavoitteet ja tavoitteet saavutetaan tietyssä ajassa ja kustannusalueella..

Lopputuloksena on, että jokainen voittaa, mikä voisi siis olla kaikkien hyödyksi projektinhallinnassa.

faasit

aloittamista

Aloitusvaihe määrittelee hankkeen luonteen ja laajuuden. Sinun on ymmärrettävä liiketoimintaympäristö ja varmistettava myös, että tarvittavat valvontatoimet sisällytetään hankkeeseen.

Hankkeen aloitusasiakirjat ovat sarja lyhytelokuvia, joita käytetään luomaan säännöksiä hankkeen keston ajaksi. Näitä ovat:

- Hanke-ehdotus: hankkeen idea, yleinen tavoite, kesto.

- Hankkeen laajuus: hankkeen suunta ja seuranta.

- Hajautettu työn rakenne: tehtävän työn laajuus päivittäisiin tehtäviin asti.

- Vastuunjaon matriisi: tulosten mukaiset roolit ja vastuut.

- Yritysten tarpeiden ja vaatimusten analysointi mitattavissa oleviin tavoitteisiin.

- Nykyisten toimintojen tarkastelu.

- Hankkeen peruskirja, mukaan lukien kustannukset, tehtävät, suoritteet ja aikataulut.

suunnittelu

Päätavoitteena on suunnitella asianmukaisesti aikaa, kustannuksia ja resursseja tarvittavan työn arvioimiseksi ja siten hallita tehokkaasti riskiä hankkeen toteuttamisen aikana. Siinä määritellään hankkeiden hallinnoinnin seurantamenetelmät.

- Tunnista lähetykset ja luo katkenneita työrakenteita.

- Tunnista toiminnot, jotka ovat välttämättömiä näiden tulosten suorittamiseksi, ja yhdistää siten toiminnot loogiseen järjestykseen.

- Arvioi toiminnan resurssivaatimus.

- Arvioi toimintojen aika ja kustannukset.

- Aikataulun ja talousarvion kehittäminen.

- Riskien suunnittelu.

- Hanki virallinen hyväksyntä aloittaa työskentely.

suoritus

Täytäntöönpanon aikana sinun on tiedettävä, mitkä ovat suunnitellut määräajat, jotka on suoritettava. Täytäntöönpanovaihe takaa, että hankkeen hallintasuunnitelman tulokset toimitetaan vastaavasti.

Tämä vaihe sisältää henkilöstöresurssien ja muiden resurssien, kuten materiaalien ja budjettien, kohdentamisen, koordinoinnin ja riittävän hallinnoinnin. Tämän vaiheen tulos on hankkeen tulokset.

Hankkeen dokumentaatio

Talousarvion, laajuuden, tehokkuuden ja vauhdin ylläpitämiseksi hankkeessa on oltava fyysiset asiakirjat, jotka liittyvät jokaiseen tiettyyn tehtävään.

Oikean dokumentoinnin avulla on helppo nähdä, täyttyvätkö hankkeen vaatimukset. Asiakirjoissa on tietoja siitä, mitä kyseiselle hankkeelle on jo saatu päätökseen.

Jos asiakirjat tehdään oikein, ne voivat olla hankkeen onnistumisen selkäranka.

Seuranta ja valvonta

Se koostuu prosesseista, joita toteutetaan hankkeen toteuttamisen tarkkailemiseksi, jotta potentiaaliset ongelmat voidaan tunnistaa ajoissa ja tarvittaessa voidaan toteuttaa korjaavia toimenpiteitä hankkeen toteuttamisen valvomiseksi..

Hankkeen suorituskykyä tarkkaillaan ja mitataan projektinhallintasuunnitelman vaihtelujen tunnistamiseksi.

Se antaa myös palautetta projektin eri vaiheiden välillä, jotta voidaan toteuttaa ennaltaehkäiseviä tai korjaavia toimia hankkeen hallintasuunnitelman noudattamiseksi..

sulkeminen

Se sisältää hankkeen muodollisen suorittamisen ja sen hyväksymisen. Hallinnolliseen toimintaan sisältyy dokumentoitu kokemus. Siihen kuuluu kaikkien prosessien toiminnan loppuun saattaminen, jotta hanke suljetaan virallisesti.

Täytäntöönpanon jälkeinen tarkastelu sisältyy myös tähän vaiheeseen. Tämä on elintärkeä vaihe, kun projektiryhmä voi oppia kokemuksista ja soveltaa sitä tulevissa projekteissa.

Hankkeessa on noudatettava hyvin toimivia asioita, ja asioita, jotka eivät toimineet, olisi analysoitava saadakseen kokemuksia.

tavoitteet

Projektinhallinnan tavoitteena on toteuttaa perusteellinen projekti, joka täyttää asiakkaan tavoitteet.

Kehitetään projektivaiheita onnistuneesti

Hankkeen koosta riippumatta hankkeessa on yleensä viisi yhtä suurta vaihetta, jotka ovat yhtä tärkeitä: aloittaminen, suunnittelu, toteutus, seuranta ja valvonta, sulkeminen.

Kaikkien edellisten vaiheiden kehittäminen ja toteuttaminen ilman ongelmia ja keskeytyksiä takaa projektin onnistumisen.

Kommunikoi tehokkaasti

On aina pidettävä mielessä, että hankkeen onnistuminen tai epäonnistuminen riippuu suurelta osin tiimityöstä. Siksi menestyksen avain on aina yhteistyö.

Tätä varten hyvän viestinnän luominen on erittäin tärkeää. Yhtäältä tiedot on ilmaistava selkeästi ja täydellisesti siten, että kaikki ymmärtävät sen täysin. Toisaalta sinulla on oltava mahdollisuus kuunnella ja saada rakentavia kommentteja.

Saavuta hankkeen päätavoite

Hankkeen päätavoitteena on oltava arvioidun ajan kuluessa odotetun laadun ja tarkasteltavan talousarvion sisällä.

Tarvittavien panosten optimointi ja niiden soveltaminen hankkeen ennalta määrättyjen tavoitteiden saavuttamiseksi on ongelma, jossa on aina parannettavaa..

Kaikkia prosesseja ja menettelyjä voidaan uudistaa ja päivittää projektin kestävyyden parantamiseksi ja myös ohjaamaan ryhmää strategisen muutoksen kautta.

Luo projekti, joka noudattaa asiakkaan tavoitteita

Tämä voi merkitä sitä, että asiakkaan visio on käsiteltävä ja uudistettava tai neuvoteltava heidän kanssaan hankkeen tavoitteiden suhteen, jotta ne voidaan muuntaa toteutettaviksi tavoitteiksi..

Asiakkaiden odotusten tyydyttäminen ja niiden pitäminen onnellisena ei ainoastaan ​​johda onnistuneeseen yhteistyöhön, mikä voi auttaa poistamaan yllätyksiä projektin toteuttamisen aikana, mutta myös takaa kestävyyden tulevaisuudessa.

hyötyjä

Projektinhallinnan tärkein etu on, että se auttaa hallitsemaan hankkeita tehokkaasti. Tämä mahdollistaa ongelmien ratkaisemisen nopeammin.

Palvelujen tarjonnan tehostaminen

Projektinhallinta tarjoaa etenemissuunnitelman, jota on helppo seurata ja johtaa hankkeen loppuunsaattamiseen. Kun tiedät, mihin vältetään potholes, on loogista ajatella, että työskentelet älykkäämmin ja tehokkaammin.

Asiakastyytyväisyys

Aina kun hanke valmistuu ajoissa ja budjetin alapuolella, asiakas lähtee onnelliseksi. Ja onnellinen asiakas on joku, joka etsii uudelleen.

Älykäs projektinhallinta tarjoaa työkalut, joiden avulla tämä asiakas / ylläpitäjä-suhde voi jatkua.

Palvelujen tarjonnan tehostaminen

Samat strategiat, jotka mahdollistivat hankkeen onnistuneen suorittamisen, toimivat myös monta kertaa muissa projekteissa.

Parantaa joukkueen kasvua ja kehitystä

Positiiviset tulokset eivät ainoastaan ​​tuota kunnioitusta, vaan usein inspiroivat projektiryhmää etsimään edelleen tapoja toimia tehokkaammin.

Suurempi joustavuus

Ehkä yksi projektinhallinnan suurimmista eduista on se, että se mahdollistaa joustavuuden. Hankkeen turvallinen hallinta mahdollistaa jäljitettävän strategian, jonka avulla hanke on valmis.

Tällaisen organisaation kauneus on kuitenkin se, että jos huomaat älykkäämpiä polkuja, voit ottaa sen. Monille pienille ja keskisuurille yrityksille vain tämä on hintansa arvoinen.

Lisääntynyt riskinarviointi

Kun kaikki pelaajat ovat linjassa ja strategia on käytössä, mahdolliset iskujen riskit.

Projektinhallinta tarjoaa punaista lippua oikeaan aikaan: ennen kuin aloitat työn valmistelun.

esimerkit

American Airlines

American Airlinesin ja US Airwaysin yhdistäminen loi teknologian ja ohjelmien päällekkäisyyden. He tiesivät, että laskentataulukot eivät riitä hallitsemaan monimutkaisia ​​resursseja ja hankkeita.

Saadakseen näkyvyyttä laajemmille jaetuille ja globaaleille painopisteille he alkoivat käyttää projektinhallintaa henkilöstön tulon, resurssien hallinnan ja kapasiteetin suunnittelun osalta..

Tämän seurauksena lentoyhtiö lähti hyödyntämään tietotekniikkaansa 10 prosentista 20 prosenttiin. Tämä vastaa usean miljoonan dollarin positiivista nettovaikutusta taseessa.

Nyt heillä on käytettävissään luotettavampia ja parempia tietoja, jotta he voivat tehdä kriittisiä päätöksiä hankkeista ja resursseista.

Royal Bank

Skotlannin Royal Bankin oli toteutettava johdonmukaisia ​​ja luotettavia tietoja taloudellisten ja resurssipäätösten antamiseksi. Siksi he valitsivat projektinhallinnan tämän johdonmukaisuuden parantamiseksi. Niinpä he poistivat 35 vanhaa järjestelmää, käyttäjiä on kehittänyt yli 50 työkalua ja satoja laskentataulukoita.

Eri muodoissa olevien tietojen ja satojen eri järjestelmien hallinnoimien hankkeiden avulla he halusivat hallita tietojaan nähdäkseen niiden kokonaisasiakasryhmän selkeämmin.

Kahdentoista kuukauden aikana he pystyivät täyttämään liiketoimintansa ja saavuttamaan sijoitetun pääoman tuoton. Matkan varrella ne ovat parantaneet avoimuutta ja vähentäneet kustannuksia kussakin liiketoimintayksikössä.

viittaukset

1. Wikipedia, vapaa tietosanakirja (2019). Projektinhallinta Otettu: en.wikipedia.org.
2. Projektinhallinnan instituutti (2019). Mikä on projektinhallinta? Otettu: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Mitkä ovat projektinhallinnan tavoitteet? Otettu: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Projektinhallinnan edut. Otettu: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). 10 parasta projektinhallinnan etua. Bright Hub -projektien hallinta. Otettu: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Reaalimaailman onnistuneet projektinhallinnan esimerkit. Planview-blogi. Otettu: blog.planview.com.