12 tärkeintä hallitsevaa toimisto-toimintoa

hallitsevat toimisto-toiminnot ne ovat hallinnollisia toimia, joita yrityksen, organisaation tai laitoksen henkilöstö toteuttaa ja jotka ovat välttämättömiä sen toiminnan kannalta. Jos ne tehdään tehokkaasti, tulokset ovat paljon parempia kuin jos ne tehdään huonosti.

Tällä työllä on tavanomainen aikataulu maanantaista perjantaihin, joka alkaa klo 8 tai 9. ja se kestää jopa 4 tai 5 p.m, vaikka se vaihtelee maiden tai alueiden mukaan.

Suurin osa toimistotöistä vaatii perustaitoja, kuten sujuvaa suullista viestintää, kyky kirjoittaa, tiedostoja ja kokemusta toimistolaitteista, kuten tietokoneista, kopiokoneista jne..

Riippuen oletetun aseman tai vastuun tasosta se edellyttää, että henkilöllä on tekninen, yliopistollinen tai neljännen tason koulutus.

Toimipaikan 10 päätoimintoa hallitsevat

1- Suunnittelu

Tämä on ensimmäinen ja tärkein tehtävä, koska siinä määritellään, miten organisatoriset menetelmät ja rakenteet voivat vaikuttaa liiketoimintasuunnitelmaan.

On olemassa teknisiä välineitä, jotka auttavat näitä menetelmiä toteutumaan tiimin jäsenten kesken jaettuihin tehtäviin, mutta vain hyvä suunnittelu voi taata, että kaikki päätyy lisäämään liiketoiminnan tavoitetta.

Yleissuunnitteluun tarvitaan yrityksen sisällä selkeä liiketoiminta-visio ja tietty hierarkkinen taso, mutta jokaisen tiimin jäsenen on suunniteltava työ, jotta he voivat täyttää asetetut tavoitteet ja määräajat..

2- Raporttien transkriptio ja / tai kirjoittaminen

Tehtävä, joka päivittäin vie aikaa, kun työskentelee toimistossa, on sellaisten raporttien kirjoittaminen, jotka tukevat tai yksityiskohtaisesti niiden tehtäviä tai jotka selittävät muiden kollegoidensa kesken yksityiskohtia (tausta, edistys, tulokset, edut ja hankkeet, jne.).

Nämä kirjoitukset ovat myös kirjaa organisaation toiminnasta, johon kyseinen toimisto kuuluu, tulevia tarkastuksia tai arviointeja varten.

3 - Osallistu kokouksiin

Ne ovat työryhmän jäsenten tapaamisia, joissa vaihdetaan ideoita nykyisistä projekteista, uusia ehdotuksia, esityksiä, raportteja tai raportteja jaetaan.

Tavallisesti niiden tavoitteena on yhdenmukaistaa kaikki läsnäolijat yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi, ja antaa niille roolit, tehtävät ja määräajat. Niiden avulla voidaan myös ratkaista ongelmia, jotka voivat syntyä tehtävien suorittamisessa.

Niillä on yleensä taajuus, kesto ja hyvin määritelty dynamiikka. Lisäksi, mitä niistä keskustellaan, tallennetaan yleensä minuutteina tai minuutteina arkistointiin.

4- Aikataulut

Tarkoituksena on koordinoida kokousten esityslistaa kokouksessa, jotta he voisivat yhtyä tiettyyn paikkaan ja aikaan.

Se on tehtävä, joka voi olla ylivoimainen, joten teknologian hyödyntäminen voi olla hyvä idea. On olemassa sovelluksia, kuten ScheduleOnce, jotka mahdollistavat kokousten ajoituksen automaattisesti, jolloin asiakkaat voivat nähdä käytettävissä olevat päivämäärät ja valita aikataulun, joka sopii heille..

5- Tarkista yrityksen sähköposti

Se on tehtävä, joka voi kestää jonkin aikaa. Vuonna 2016 julkaistu Adobe-raportti, joka johtui yli tuhat työntekijää koskevasta itsestään suoritetusta kyselystä, osoittaa, että käytämme keskimäärin 20,5 tuntia viikossa ja tarkistamme työtapahtumamme.

Lajittele, lue ja vastaa sähköposteihin, on hyvin yleinen viestintämuoto ja mahdollistaa minkä tahansa projektin tai organisaatioprosessiin liittyvien tiedostojen ja näyttökertojen vaihtamisen.

Vaikka yritykset etsivät jatkuvasti tehokkaampia sähköpostinhallintamuotoja, on olemassa myös sovelluksia, kuten Gmailin älykkäät tarrat..

Toinen tapa tehostaa tätä tehtävää on sisällyttää vakiomuotoiset sähköpostimallit tai tekstit, jotka voidaan lähettää pienin muutoksin eri vastaanottajille ja erilaisille mahdollisuuksille..

6 Taloushallinto

Tässä tehtävässä on taattava, että rahat täyttävät elinkaarensa tuotteiden ja palveluiden ostamisessa ja myynnissä; että kaikki laskut lähetetään, kirjataan, maksetaan ja lähetetään. Tietenkin on toimistoja, joissa he ovat vain omistautuneet tähän.

Tämä toiminta kattaa myös tilinpidon ja oikeudellisten asiakirjojen päivittämisen siten, että kyseistä organisaatiota koskevaan oikeudelliseen kehykseen ei ole ongelmia..

7- Logistiikka

Tämä toiminto takaa, että kaikki yrityksen työhön liittyvät tavarat kuljetetaan varastoihin ja asiakkaisiin. Se sisältää myös yhteyden toimittajien kanssa raaka-aineiden hankkimiseksi uusien tuotteiden valmistukseen.

Tämän tehtävän tavoitteena on varmistaa, että yhtiöllä on kaikki tarpeellinen tavaroiden tai palvelujen tuotannon säilyttämiseksi.

8- Soita huomiota

Toimistossa on myös vastattava puhelimeen, koska se on kommunikointiväline asiakkaiden, toimittajien ja työtovereiden välillä. 

Vaikka se näyttäisi olevan yksinkertainen tehtävä, se vaatii tiettyä protokollaa, koska se voi olla ääni, jonka joku ulkopuolinen yritys liittyy siihen. Siksi on tärkeää noudattaa kohteliaisuutta koskevia sääntöjä, ylläpitää institutionaalista sävyä, maltillistaa äänen määrää ja käytettyä sanastoa.

Toinen tärkeä seikka, jota joskus ei oteta huomioon tämän tehtävän suorittamisessa, on kirjoittaa mahdollisimman paljon tietoja puhelimen toisella puolella olevalle henkilölle; Näin syötetään yrityksen yhteystietokanta ja voit seurata oikein puhelinkeskustelun aikana keskusteltua asiaa.

9 - Arkistojen järjestäminen

Useimmat toimistossa suoritetut tehtävät tuottavat joitakin asiakirjoja: laskuja, muistiinpanoja, minuutteja, minuutteja, myyntiraportteja jne..

Digitaalisesti tai paperilla se on sellainen tiedon määrä, joka edellyttää, että joku vastaa siitä, että se luetteloidaan, arkistoidaan ja turvataan sen mukaan, mikä on sen kannalta tärkeää yritykselle..

Juuri tämä viimeinen asia, tietosuoja, on asia, josta on tullut päänsärky monille organisaatioille, niin että yhä useampia työkaluja, protokollia ja menettelyjä syntyy, jotka tarjoavat turvallisuutta tietojen arkistoinnissa ja lähettämisessä. arkaluonteisia tietoja organisaatiossa.

Joissakin tapauksissa käytetään ulkoisia kiintolevyjä, kun taas toisissa on erityisiä palvelimia näissä tapauksissa tai "pilvessä" olevia tallennusalustoja, kuten Microsoft OneDrive, Google Drive tai Apple iCloud.

10 - Yrityspostin jakelu

Tehtävä, joka ei edellytä erittäin korkeaa akateemista koulutusta, vaatii hyvän organisaation, vastuun ja kiireellisyyden, onko kirjeenvaihto toimistossa.

Eräs muotoilu, pankin lähettämä luottokortti, toimittajan laskut tai julkisyhteisön vastausviesti ovat joitakin asiakirjoja, joita jokainen työntekijä voi odottaa ja joista monet muut prosessit voivat riippua. yrityksen.

11 - Asiakaspalvelu

Tämä toiminto on fyysisesti auttaa asiakkaita esittämään kysymyksiä tai valituksia yrityksen tarjoamista tuotteista tai palveluista.

12 - Asiakirjojen tulostaminen ja kopiointi

Se koostuu sellaisten asiakirjojen tulostamisesta, jotka on tallennettava fyysisesti tai jotka kopioidaan niistä, jotka on säilytettävä kahtena kappaleena tai toimitettava yrityksen työntekijöille..

viittaukset

1. Audra Bianca (s / f). Office-organisaation ja suunnittelun vinkit. Haettu osoitteesta smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 toimistotehtävää, joita voit ja pitää automatisoida. Haettu osoitteesta: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Kuinka monta tuntia elämääsi olet ollut töissä? Kokeile masentavaa laskinta. Haettu osoitteesta washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Luettelo toimistossa työskentelystä. Haettu osoitteesta: work.chron.com.
5. Mitä toimistoavustaja tekee. Haettu osoitteesta learn.org.
6. Mitä ihmiset tekevät toimistotyössä. Haettu osoitteesta: reddit.com.