Toimisto toimintojen, laitteiden ja materiaalien maailmassa



toimisto liike-elämässä edustaa yrityksen osaa, jossa vastaanotetut ja annetut tiedot käsitellään, jotta organisaation edellyttämät tiedot toimintojen tai toimintojen tavanomaisesta kehittämisestä.

Sen merkitystä annetaan, koska jokainen yritys, joka tuottaa tavaroita tai palveluita, riippumatta siitä, missä toimialalla se on erikoistunut, tarvitsee joukon ihmisiä, jotka hoitavat toimintaa ja hallinnoivat muita hallinnollisia toimintoja. Suurin osa näistä ihmisistä työskentelee toimistoissa.

Toimiston henkilöstön määrä voi vaihdella, mutta kaikki organisaatiot tarvitsevat toimistotyöntekijöitä huolehtiakseen jokapäiväisistä tehtävistään niiden tyypistä tai koosta riippumatta. Toimistotyöntekijät käsittelevät yrityksen eri näkökohtia.

Näitä näkökohtia ovat esimerkiksi kirjanpito, teksti ja tietojenkäsittely, televiestintä ja muut toiminnot. Niitä tarvitaan kaikilla talouden aloilla valmistuksesta kuljetukseen. 

Teknologia on perustutkimus toimistossa: mahdollistaa nopeamman työn tekemisen lyhyemmässä ajassa.

indeksi

  • 1 Toiminnot
  • 2 Laitteet ja materiaalit
    • 2.1 Kaupallinen puhelinjärjestelmä ja työpöytäpuhelimet
    • 2.2 Tietokoneet
    • 2.3 Tietokoneverkko ja Internet-yhteys
    • 2.4 Monitoimitulostimet
    • 2.5 Paperin silppurit
    • 2.6 Kopiokoneet
    • 2.7 Videoprojektorit ja näytöt
    • 2.8 Kauppiaat
    • 2.9 Huonekalut
    • 2.10 Toimistotarvikkeet ja tarvikkeet
  • 3 Esimerkkejä toimiston työpaikoista
    • 3.1 Kirjoittajat / toimittajat verkkosivuilla ja sanomalehdissä 
    • 3.2 Vastaanottovirkailijat
    • 3.3 Tilintarkastajat
    • 3.4 Johtajat
    • 3.5 Soita huomiotta-Call-keskuksiin
  • 4 Viitteet

tehtävät

- Toimiston tarjoamat tärkeät palvelut sisältävät sekä hallinnollisia että muita palveluja organisaation muille osastoille, jotka eivät voi toimia ilman toimistoa.

- Toimisto on yhtä tärkeä organisaatiossa kuin aivot ihmiskehossa. Siksi toimisto on yrityksen aivot. Se kerää tietoja erilaisista sisäisistä ja ulkoisista lähteistä, rekisteröi sen, järjestää sen ja analysoi sen, jotta se olisi hallinnan käytettävissä. Kaikenlaiset tiedot, sekä aikaisemmat että nykyiset, ovat saatavilla toimistossa.

- Toimisto toimii myös välittäjänä. Yhdistä ulkomaailma eri osastojen kanssa ja päinvastoin. Kaikki myyntitilaukset vastaanotetaan toimiston kautta. Yhdistä organisaatio asiakkaiden, toimittajien, hallituksen ja suuren yleisön kanssa. Suhdetoiminta on erittäin tärkeää nykyaikaisissa toimistoissa.

- Se on kaikkien liiketoimintojen ydin; Se on kuin hallinnollinen hermokeskus. Toimistosta kerää tietoa ostoksista, myynnistä, rahoituksesta ja viestinnästä.

- Se on ohjauskeskus; se on keino, jolla yhtiön politiikat voivat toimia. Kun liiketoiminta kasvaa, kukin johtaja on valtuutettu tekemään omia päätöksiä ja toimia. Jokaisella osastolla on siis oma toimisto, jonka tehtävänä on helpottaa johdon suunnittelua ja suunnitelmia.

Jotkut toimistoissa toteutettavat avaintoiminnot ovat:

  • kokoukset.
  • Soita huomiota.
  • Hyväksy yhtiön strategia.
  • Hyväksy tavoitteet.
  • Fyysisten ja tietokonetiedostojen järjestäminen.
  • Asiakaspalvelu.
  • Asiakirjojen tulostus ja kopiointi.

Laitteet ja materiaalit

Toimistolaitteet ovat kehittyneet mahdollistamaan suuremman automaation. Toimiston automaatio tarkoittaa koneiden käyttämistä toistuvien ja tylsien tehtävien suorittamiseen, joita ihmiset ovat tehneet. Joukkueet auttavat myös työntekijöitä tekemään töitään nopeammin ja tehokkaammin.

Toimistoon kuuluvat laitteet ovat:

Kaupallinen puhelinjärjestelmä ja työpöytäpuhelimet

Ne ovat tärkeimmät välineet, joita käytetään suorassa yhteydenpidossa asiakkaiden ja toimittajien kanssa.

tietokoneet

Tietojen käsittely, joka on tällä hetkellä minkä tahansa toimiston sielu. Ne ovat myös tärkeitä viestinnän kannalta sähköpostin ansiosta.

Tietokoneverkko ja Internet-yhteys

Jos tieto on yrityksen sielu, tietokoneverkot ovat valtimoita, jotka ohjaavat tätä tietoa kaikilla liiketoiminta-alueilla. Ethernet-kaapelointi, reitittimet ja modeemi tarvitaan paikallisverkon liittämiseksi Internetiin.

Monitoimitulostimet

Kun tieto on digitaalinen, haluamme tulostaa sen, ja jos se tulostetaan, haluamme skannata sen. Toisaalta haluamme vastaanottaa sen tai lähettää sen faksilla. Nämä joukkueet tekevät kaiken.

Paperin silppurit

Kun tuotat painettua paperia, monta kertaa sinun täytyy tuhota se. Toimisto vastaa sen tiedoista.

kopiokoneet

Asiakirjojen kopioiden tekemisen perusteet.

Videoprojektorit ja näytöt

Käytetään esityksiin kokoushuoneessa.

Laitteet kauppiaille

Myyntipisteet ja kassakoneet.

huonekalut

Toimiston huonekalujen sisäpuolella löytyvät seuraavat:

  • tuolit
  • työasemat
  • kennoja
  • Tiedoston kaapit
  • matot
  • Kokouspöydät

Toimistotarvikkeet ja tarvikkeet

Osa toimiston käyttöön tarvittavista materiaaleista ja tarvikkeista on:

- Valkoista paperiarkkia: Käytetään tulostukseen ja kopiointiin, pienten muistiinpanojen kirjoittamiseen ja esityksiin flipcharteilla.

- Rullapaperi: lämpöpaperi faksille, tarranauhalle, paperille myyntipisteeseen.

- Tulostetut lomakkeet: laskut, veroilmoitukset, maksutodistukset, työpöytäkalenterit.

- Tarrat ja liimapaperi: etikettejä kansioihin, hintamerkintöihin ja jälkikirjeisiin.

- Tulostustarvikkeet: mustekasetit ja värikasetit.

- Kannettavat tallennusvälineet: USB-muistit ja muistikortit.

- Mekaaniset kiinnittimet: paperin ja perhoslaitteen kiinnikkeet, niitit.

- Kemialliset kiinnikkeet: läpinäkyvä teippi, liima.

- Puhdistusaineet: mopit, säiliöt, kierrätysastiat, luudat, saippua, ilma-raikastimet, desinfiointiaineet, paperipyyhkeet ja wc-paperi.

- Pienet koneet: paperitukit, nitojat, kaiverruslaitteet, kumitiivisteet, numerointikoneet ja lyijykynän teroittajat.

- Fyysinen varastointi: kansiot, kirjekuoret, laatikot, hyllyt ja työpöytäjärjestäjät.

- Kirjoitusmateriaalit ja oikolukijat: lyijykynät, kynät, markkerit, korjausnauhat, korjausnesteet ja pyyhkeet.

Esimerkkejä työpaikoista toimistossa

Kirjoittajat / toimittajat verkkosivuilla ja sanomalehdissä 

Kirjoittajat ja toimittajat työskentelevät toimistossa riippumatta siitä, kuuluvatko ne työryhmään tai työskentelevät kotona. Kirjoittajat luovat sisältöä tulostetuille julkaisuille, verkkosivuille ja blogeille. Toimittajat korjaavat kirjoitetun sisällön.

vastaanottovirkailijoita

Vastaanottovirkailija työskentelee toimistossa, joka vastaanottaa asiakkaita ja toimittajia, kirjoittaa sähköposteja, vastaa puheluihin, ottaa viestejä, lähettää sähköpostiviestejä, välittää puheluita tietyille työntekijöille ja arkistoida.

Asiakaspalvelun edustajan tulee olla hyvin perehtynyt liiketoimintaan, johon hän työskentelee, sekä hänen tuotteistaan ​​ja palveluistaan ​​asiakkaiden auttamiseksi. Sinun täytyy vastata puheluihin ja sähköposteihin, tehdä tilauksia ja antaa palautuksia.

kirjanpitäjät

Tilintarkastajat tai kirjanpitäjät työskentelevät toimistoympäristössä. Niiden tehtäviin kuuluu muun muassa verojen valmistelu, laskujen maksaminen, maksujen vastaanottaminen.

johtajat

Toimiston johtajat hoitavat toimiston työtä. Heidän tehtävänsä voivat vaihdella henkilöstön palkkaamisesta, ampumisesta tai aikatauluttamisesta, tehtävien siirtämisestä, uusien työntekijöiden kouluttamisesta, toimistopolitiikan luomisesta ja valvonnasta, työryhmän valvonnasta, tilanteiden ratkaisemisesta ja tietokonejärjestelmien ylläpidosta..

Puhelun hoito-Puhelinpalvelukeskukset

Puhekeskuksessa työskentelevät henkilöt tarvitsevat vastausta puheluihin sen yrityksen asiakkailta, jota varten he työskentelevät. Sinun täytyy antaa heille vastaukset kysymyksiisi, vastaanottaa valituksia ja käsitellä tilauksia.

viittaukset

  1. Rob Waugh (2017). Mitä seuraavaksi on toimistotekniikka? The Telegraph. Small Business Connect. Otettu: telegraph.co.uk.
  2. StateUniversity (2018). Yritykset etsivät tietokonetta ja toimistoa - TÄNÄÄN-TOIMINTA, LIIKETOIMINTAKYKY, TOIMINTAJÄRJESTELMÄT, RAHOITUS MAAILMA. Otettu: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Miten tietokone muutti toimistoa ikuisesti. BBC News Otettu bbc.comista.
  4. Wikipedia, vapaa tietosanakirja (2018). Toimistojen hallinta Otettu: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Toimiston perusajatukset. Otettu: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Tärkeät toimistotarvikkeet liiketoiminnan aloittamiseksi. Tasapainotoiminta ja teknologia. Otettu: thebalance.com.