Tärkeimmän muodollisen kirjeen 10 ominaisuutta

Virallinen kirje on kirjallinen kommunikaatio kahden ihmisen välillä, jotka voivat tuntea toisensa tai eivät, mutta joilla on joka tapauksessa kaukainen ja kunnioitettava suhde, joka pakottaa heidät pitämään virallisen kielen.

Kirjeen kirjoittajaa kutsutaan vastaanottajalle tai liikkeeseenlaskijaksi; joka vastaanottaa sen vastaanottajan tai vastaanottajan. Virallista kirjettä käytetään yleensä yritysten, korkean tason instituutioiden ja julkisyhteisöjen väliseen viestintään..

Sitä käytetään myös kansainvälisten palkintojen, julkisten nimitysten tai tunnustusten myöntämiseen.

Virallisissa kirjoissa puhekieli, tuntemus, idioomit ja tuteo tulisi jättää kokonaan sivuun. Yleisesti hyväksyttyjen kohtelukaavojen on oltava läsnä ja niiden on täytettävä ennalta määrätty rakenne.

Tämäntyyppisten kirjainten on muodollisen luonteensa vuoksi oltava käsin kirjoitettu tai painettu paperille ja lähetettävä sinetöidyssä kirjekuoressa vastaanottajalle, vaikka on totta, että nykyisessä digitaalisessa aikakaudessa virallisen kirjeen rakennetta käytetään viestintään, joka lähetetään sähköpostitse. Jälkimmäinen ei kuitenkaan ole yleisin eikä suositeltava.

Virallisten kirjeiden 10 pääominaisuutta

1- Muodollinen kieli

Muodollinen kieli vaatii sanastojen ja moitteettoman kielioppin ja oikeinkirjoituksen oikeaa käyttöä. Hoidon on oltava kaukainen ja kunnioitettava.

Lähettäjän kohtelun vastaanottajan on oltava sinun; ei koskaan pitäisi olla tutear, riippumatta vastaanottajan iästä tai alueesta, tai jos se on tai ei ole lähettäjän tiedossa.

Vaikka kielen pitäisi olla kunnioittavaa, tämä ei tarkoita, että ystävällisyys ja kohteliaisuus olisi kumottava..

2 - konkreettinen tarkoitus

Virallista kirjettä ei ole kirjoitettu ilman tarkkaa tarkoitusta ja määriteltyä tavoitetta. Tämäntyyppisellä kirjeellä on tarkoitus viestiä jotain vastaanottajalle tai pyytää tietoja, joita lähettäjä vaatii.

Joka tapauksessa pyritään vaikuttamaan vastaanottajalle myönteisesti ja ennakoimaan se suotuisasti niin, että viestintävirta jatkuu, kunnes lähettäjän tavoitteet täyttyvät. Toimitettujen tietojen olisi oltava mahdollisimman selkeitä ja täydellisiä.

3 - Pituus

Virallinen kirje on yleensä lyhyt ja erityinen, joka osoittaa suoraan tavoitteeseen vastaavien tervehdysten ja kohteliaisuuden sääntöjen jälkeen.

Kuten yleensä institutionaalisessa, liike-elämässä, hallituksessa tai kahden ihmisen välillä, joilla ei ole läheistä suhdetta, ei ole mitään järkeä kävellä haarojen ympäri, alentaa tai selittää asioita, jotka eivät ole keskeisiä. Tällä tavoin muodolliset kirjeet eivät saa ylittää 2 sivua.

4 - Otsikko

Virallinen kirje on kirjoitettava sen kirjoittavan yksikön tai henkilön viralliselle paperitavaralle. Se tehdään yleensä kirjelomakkeissa, joissa voi näkyä vain laitoksen tai lähettäjän nimi, vaikka se voi sisältää myös saman osoitteen..

Tämän jälkeen ilmestyy päivämäärä, jota edeltää paikka (kaupunki), johon kirjoitat.

On järkevämpää kirjoittaa päivämäärä ilman lyhenteitä, toisin sanoen kirjeellä kirjoitettu kuukausi ja vuosi neljällä luvulla. On kohdistettava arkin oikealle puolelle.

5- Hoito ja tervehdys

Hoidon on oltava muodollinen ja siihen on sisällyttävä vastaanottajan asema, ammatti tai valikoima. Esimerkiksi: presidentti, tohtori, professori, kenraali jne., Jota seuraa sukunimi. Vältä tervehdyksiä, joilla on etunimi, lempinimet tai lempinimet.

Kun vastaanottaja on pari, sinun pitäisi kohdella itseäsi Herran ja Ladyn tavoin. Eräissä maissa varajäseniä ja senaattoreita pidetään arvoisina, toisissa he voivat olla "Illustrious Lord".

Sama tapahtuu myös muiden valtionhallinnon tehtävien tai aateliston otsikoiden kanssa, joten on tärkeää tietää kunkin maan pöytäkirja.

Jos et tiedä tiettyä vastaanottajaa, voit käyttää persoonattomia kaavoja, kuten "Kenelle se voi koskea" tai yksinkertaisesti "Dear Sir" tai "Dear Madam".

Tervehdystä varten sinun pitäisi lisätä joitakin kohteliaisuutta koskevia sääntöjä, kuten "Dear", "Respected" jne. "Dear Sir" -lomaketta käytetään myös muodollisena tervehdyksenä.

6- The Body

Kirjeen sisällön pitäisi myös alkaa jonkinlaisesta kohteliaisuudesta, kuten: "Tämän kautta ...", "Kirjoitan sinulle ...", "Olen hyvin kunnioittavasti teille ...", "Palvelkaa tätä ... "tai muutamia vähemmän protokollia, kuten" Ensinnäkin saada sydämellinen tervehdys ... ".

Kirjeessä olisi oltava lyhyt ja hyvin jäsennelty kohta. Viestin on oltava tarkka, konkreettinen ja yksiselitteinen.

Jos kyseessä on pyyntö, se on tehtävä suoraan; jos se on informatiivinen kirje, sinun pitäisi mennä suoraan pisteeseen. Muista aina, että vastaanottaja on kiireinen henkilö, joka ei halua tuhlata aikaa tarpeettomilla puheilla tai vaikeasti ymmärrettävillä.

7- Hyvästi

Hyvin jäähyväiset pitäisi kiertää kirjeen keskeisen ajatuksen, vahvistaa tavoitetta ja edistää lähettäjän odottamaa toimintaa ("Odotan vastausta", "Toivon, että tiedot ovat hyödyllisiä", jne.).

Yleisimpiä muodollisten kirjeiden sulkemista on "Ystävällisin terveisin" tai "Hyvin huolellisesti", mikä mieluummin pitää nämä lomakkeet enemmän puhekielisiin, kuten "Sydämellinen tervehdys", "Tervehdys", "A halaus" jne..

Tämän jälkeen sinun on asetettava painettu allekirjoitus (etu- ja sukunimi kirjaimilla) ja lähettäjän allekirjoitus. T

Siihen on sisällyttävä myös lähettäjän asema tai sijoitus, eli "Dr.", "Ing.", "Prof.", Jota seuraa etunimi ja sukunimi sekä erillinen rivi: "Arviointikomitean puheenjohtaja", "suurlähettiläs Argentiinan tasavallan "," pääsihteeri "jne..

8- Muut tiedot

Kirjaimen alareunassa ja allekirjoituksen jälkeen voidaan tarvittaessa lisätä liitteiden selitykset tai niiden henkilöiden nimet, jotka saavat kirjeen jäljennöksen (merkitty lyhenteellä "Cc").

Alla ja lopuksi voidaan sisällyttää henkilön, joka on sanonut sanoman, eli lähettäjän oikean kirjaimen (suuraakkosin) ja sen kirjoittaneen henkilön pienet kirjaimet (pienillä kirjaimilla), alkukirjaimet: ABC / def.

Aikaisemmin ajattuneena kirjeena ei ole suositeltavaa käyttää postcripts-tiedostoja.

9- Kirjekuori

Jokainen virallinen kirje on lähetettävä kirjekuoren sisään, vaikka lähettäjä ja vastaanottaja olisivat saman rakennuksen sisällä (esimerkiksi viestintä saman laitoksen osastojen välillä).

Kirjekuoren on oltava kooltaan sellainen, että se ei sisällä liian suurta tilaa. Kirjain on taitettava mahdollisimman vähän (2–4 kertaa), koska paperi, joka on lähes ehjä ja jossa on liian monta taitetta, on paljon tyylikkäämpi.

Vastaanottajan nimi ja tiedot sijoitetaan aina kirjekuoren etupuolelle ja sen keskelle. Lähettäjän nimi ja tiedot voivat olla kirjekuoren takana ja läpässä tai kirjekuoren etu-, ylä- ja vasemmassa reunassa..

Kirjekuoren etuosan oikeassa yläkulmassa on aina varattu postimerkkejä tai postimerkkejä.

Se on suljettava huolellisesti, mutta tiukasti, jotta sisällön loukkaamattomuus voidaan taata. Joissakin tapauksissa hyvin protokolla tai tyylikäs, voidaan tiivistää tiivistysvahalla.

10 - Vastaus

Jokaisella virallisella kirjeellä on oltava vastaus. Sama on oltava nopea, ytimekäs ja säilytettävä sama virallisesti vastaanotettu kirje.

Virallista kirjettä ilman vastausta pidetään vastaanottajan epäkunnioittavana ja lannistavana tekona, joka voi aiheuttaa vaikutuksen täysin vastoin alkuperäistä tavoitetta.

viittaukset

1. Virallinen kirje Haettu osoitteesta es.wikipedia.org
2. 10 Muodollisen ja epävirallisen kirjeen ominaisuudet. Palautettu características.co
3. Kirje ja sen elementit. Palautettu osoitteesta portaleducativo.net
4. Virallisen kirjeen ominaisuudet. Palautettu clubensayos.com-sivustolta
5. Virallisten kirjainten ominaisuus ja toiminta. Haettu osoitteesta estudiaraprender.com