Jaa:
Osto-osaston ominaisuudet, toiminnot ja merkitys
ostososasto on yritys, joka vastaa organisaation vaatimista raaka-aineiden, varaosien, palvelujen jne. hankinnasta. Tarjoaa palvelua, joka on monien teollisuuden, kaupan ja sotilaallisten järjestöjen selkäranka.
Se varmistaa, että liiketoiminnan harjoittamiseen tarvittavat tarvikkeet lajitellaan ja säilytetään varastoissa. Tämä osasto on onnistuneen toimitusketjun hallinnan keskiössä, ja se on vastuussa tilattujen tuotteiden kustannusten minimoimisesta, varastotasojen hallinnasta ja vahvojen suhteiden luomisesta toimittajien kanssa.
Hyvä osto-osasto vaatii laatua toimittajilta ja seuraa tilauksia alusta alkaen vastaanottoon. Auta muita osastoja tunnistamaan tarpeita, hallitsemaan rekrytointiprosessia ja hankkimaan kilpailukykyiset hinnat. Ne toimivat yleensä valvojina varmistaakseen talousarvioiden noudattamisen.
indeksi
- 1 Ominaisuudet
- 1.1. Luotettava neuvonantaja ylimmälle johdolle
- 1.2 Edistää toimittajien innovointia
- 1.3 Anna tietoa keskeisistä toimittajatiedoista
- 1.4 Toimitusketjun riskin hallinta ja tasoittaminen
- 1.5 Edistää ketterää henkilöstöä ja lahjakkuutta
- 2 Toiminnot
- 2.1 Materiaalien hankkiminen
- 2.2 Arvioi hinnat
- 2.3 Toimittajien ennakkohyväksyntä
- 2.4 Seuraa tilauksia
- 2.5 Toimistotyö
- 2.6 Politiikan noudattaminen
- 3 Tärkeys
- 3.1 Hanki pienemmät kustannukset
- 3.2 Estä materiaalien riittämättömyys
- 3.3 Laadun parantaminen
- 3.4 Suhteiden hallinta
- 3.5 Etsi innovaatioita
- 4 Viitteet
piirteet
Toimi luotettavina neuvonantajina ylimmälle johdolle
Hankintaosasto on mukana yrityssuunnittelussa ja budjetissa korkealla tasolla. Näin voidaan suunnitella käänteisen suunnittelun kustannuksia ja tutkia vaihtoehtoja, jotka ovat mahdollisesti halvempia ja / tai laadukkaampia..
Aja innovaatioita toimittajilta
Enemmän kuin pelkästään alhaisimman hinnan vaatiminen ostoosasto tekee yhteistyötä toimittajien kanssa tuotteidensa ja palveluidensa kustannusten alentamiseksi.
He ovat tiiviisti mukana "innovaation elinkaaren" alussa ideasta valmistukseen ja jatkuvaan parantamiseen.
Anna tietoa avaintoimittajan tiedoista
Yritykset voivat käyttää näitä tietoja ennakoivan analyysin luomiseen, joka antaa syvemmän käsityksen markkinoista.
Hallitse ja tasoita toimitusketjun riskiä
Talouskriisit ovat opettaneet, että on tärkeää olla valppaana toimittajien vakauden suhteen. Hankintaosastolla on paljon terävämpi näkemys kyseisestä alueesta kuin mikään muu organisaation osa.
Edistää ketterää henkilöstöä ja lahjakkuutta
On välttämätöntä ylittää toiminnalliset ja maantieteelliset rajat, jotta löydettäisiin oikeat hakijat osto-osastolle.
Joissakin tapauksissa vastaus koskee ulkoistamista tai jaettujen palveluorganisaatioiden käyttöä.
tehtävät
Materiaalien hankkiminen
Valmistusyritykselle tämä voisi sisältää raaka-aineita, mutta se voisi sisältää myös työkaluja, koneita tai jopa tarvittavia toimistotarvikkeita myyntitiimille ja sihteereille..
Vähittäiskaupassa osto-osaston on varmistettava, että hyllyissä tai myymälöissä on aina tarpeeksi tuotteita, jotta myymälä säilytetään hyvin.
Erityisen tärkeää on pitää varastovarasto kohtuullisella tasolla. Suurten rahamäärien sijoittaminen ylimääräiseen varastoon saattaa aiheuttaa varastokysymyksiä ja pääoman puuttumista muuntyyppisiin kuluihin, kuten tutkimukseen ja kehitykseen tai mainontaan.
Arvioi hinnat
Osto-osasto on vastuussa jatkuvasta arvioinnista, jos vastaanotat materiaalit parhaalla mahdollisella hinnalla kannattavuuden maksimoimiseksi.
Sinun täytyy verrata hintoja, jotta löydettäisiin parhaat toimittajat, joilla on kohtuullisin hinnoin yrityksen tietyn kokoisia tilauksia.
Ostotoimisto voi kommunikoida vaihtoehtoisten toimittajien kanssa, neuvotella parempia hintoja suuremmista tilausmääräyksistä tai selvittää mahdollisuuden hankkia tuotteita, joiden hinta on alhaisempi muista lähteistä.
Toimittajien ennakkohyväksyntä
Hankintaosasto arvioi toimittajia hinnan, laadun, asiakkaiden mielipiteiden ja tilausten loppuunsaattamisen osalta ja laatii luettelon hyväksytyistä toimittajista.
Seuraa tilauksia
Tilaukset dokumentoidaan ostotilausten lomakkeilla. Nämä määrittelevät tärkeitä tietoja tilatuista materiaaleista sekä pyydettyä määrää.
Näitä lomakkeita käytetään varmistamaan, että tilatut tuotteet vastaanotetaan, ja seurata tilausten loppuunsaattamiseen kuluvaa aikaa.
Toimistotyö
Hankintaosasto käsittelee kaikki materiaalien ostamiseen ja toimittamiseen liittyvät asiakirjat.
Tämä tarkoittaa tiivistä yhteistyötä kirjanpito-osaston kanssa sen varmistamiseksi, että rahaa on riittävästi ostamaan kohteita, että rahavirrat sujuvat ja kaikki maksut suoritetaan ajoissa..
Politiikan noudattaminen
Ennen oston suorittamista osto-osaston on varmistettava, että se noudattaa budjetin hankkimiseen ja hyväksymiseen liittyviä muodollisuuksia, ja varmistettava, että materiaalit ostetaan organisaation yleisen politiikan mukaisesti..
tärkeys
Hanki pienemmät kustannukset
Hankintaosastolla on tärkeä rooli liiketoiminnan voittojen maksimoinnissa. Vertaa hintoja ja neuvottele toimittajien kanssa niin, että yritys saa parhaan mahdollisen hinnan tarvittavista tuotteista.
Se voi myös säästää hyödyntämällä takuut ja alennukset, joita ei-asiantuntijat yleensä unohtavat.
Se auttaa säästämään, mikä takaa paremman läpinäkyvyyden yrityksen kustannuksella. Näin voidaan neuvotella paremmista sopimuksista ja vapauttaa kassavirta.
Estä materiaalien riittämättömyys
Hankintaosaston on tunnistettava, mitkä tuotteet ovat yritykselle kriittisiä ja toteuttavat asianmukaiset toimenpiteet toimitusketjunsa suojaamiseksi.
Jotta varmistetaan, että riittämättömät materiaalit eivät vaikuta tuottavuuteen, ostoosasto käyttää tekniikoita, kuten monitoimitusta.
Useiden lähteiden käyttäminen tarkoittaa useiden samoja tuotteita tarjoavien toimittajien käyttämistä. Jos yhden toimittajan kanssa ilmenee ongelma, tilauksia voidaan lisätä toiselle, jotta virhe voidaan korvata.
Paranna laatua
Ostotoimisto auttaa parantamaan laatua asettamalla suorituskykytavoitteet. Sitten se seuraa todellista suorituskykyä näiden tavoitteiden suhteen.
On tärkeää mitata laatuominaisuuksia indikaattoreiden avulla, kuten ominaisuuksien kestävyys, tuotteen ulkonäkö tai toimitusaika.
Teemme tiivistä yhteistyötä toimittajien kanssa prosessien kehittämiseksi ja laadun parantamiseksi.
Hallitse suhteita
Osto-osaston haasteena on saada toimittaja kiinnostumaan yhteistyöstä yrityksen kanssa. Tee toimittaja investoimalla pitkäaikaisiin suhteisiin.
Laitoksen on myös hallittava yhtiön sisäisiä suhteita. Sinun on työskenneltävä sisäisten sidosryhmien, kuten markkinoinnin, rahoituksen, logistiikan ja jakelun, kanssa sen varmistamiseksi, että kaikki ovat yhdenmukaisia.
Etsi innovaatioita
Koska osto-osasto on aina yhteydessä erilaisiin ulkoisiin yrityksiin, se on ihanteellinen paikka hankkia innovatiivisia tuotteita, jotka voivat tarjota yritykselle kilpailuetua hinnan, laadun tai mukavuuden kannalta..
viittaukset
- Alexis Writing (2018). Mitkä ovat ostososaston toiminnot organisaatiossa? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
- Wikipedia, vapaa tietosanakirja (2018). Ostohallinta. Otettu: en.wikipedia.org.
- Kaylee Finn (2018). Osto-osaston roolit liiketoiminnassa. bizfluent.com.
- BDC (2018). 6 tapaa, jolla osto-osasto voi parantaa liiketoimintaa. Otettu: bdc.ca.
- Robert Bowman (2014). Maailmanluokan hankintaorganisaatioiden viisi ominaisuutta. Forbes. Otettu: forbes.com.