Jaa:
Erinomaisen sihteerin 7 tehtävää
Tärkeimmät sihteerin tehtävät Niihin kuuluvat esityslistan hallinta, yleisön palveleminen ja luottamuksellisten tietojen hallinta. Onko henkilö, joka vastaa hallinnollisen avun tehtävien suorittamisesta toimistossa.
Tätä asemaa voivat käyttää mies tai nainen, vaikka yleisin on se, että se on nainen, joka käyttää sitä.
He ovat yleensä vastuussa luottamuksellisista asioista, jotka koskevat ihmisiä, joilla on tietty hierarkia yrityksen sisällä, kuten esim. Johtajat, johtajat, presidentit. Se saa ne kääntymään toimeenpanon oikealle kädelle, jolle he työskentelevät.
Jos yritys on pieni, sihteerin suurin työmäärä liittyy toimistoihin.
Jotkut maailman maat pitävät vuodessa erityisen päivän kiittää ja juhlia heidän työstään. Esimerkiksi Kolumbiassa, Perussa ja Meksikossa sihteerin päivä on 26. huhtikuuta ja Venezuelassa 30. syyskuuta..
Sihteerin 7 päätehtävää
Sihteerin tehtävänä on antaa tukea ja yhteistyötä hänen pomonsa kanssa, jotta hän voi täyttää täysin hänen roolinsa organisaatiossa ilman viivytyksiä tai häiriöitä.
Vaikka yrityksen luonne vaikuttaa sihteeriltä vaadittavaan työhön, voidaan sanoa, että sen päätehtävät ovat:
1- Esityslistan hallinta
Sihteerin tehtävänä on pitää ajan tasalla sen henkilön esityslista, jolle hän työskentelee. Sinun pitäisi heijastaa kaikkea työtäsi ja joskus henkilökohtaisia sitoumuksia.
Sinun on myös pidettävä kirjaa kaikista niistä ihmisistä ja laitoksista, joiden kanssa työnantajan on oltava yhteydessä.
Sihteerin asialistalla on tavallisesti operatiivinen loki toimeenpanosta, jolle hän työskentelee.
2 - Huomio yleisölle
Yleisön huomio on yksi tärkeimmistä tehtävistä, jotka sihteerin on tehtävä. Sinun on vastattava puheluihin ja tallennettava niiden syy sekä kaikki tiedot, jotka antavat työnantajalle mahdollisuuden seurata asiaa.
Se on myös henkilö, joka vastaanottaa vierailijoita toimistossa. Siksi on tärkeää, että sihteeri ylläpitää kuvaa, joka vastaa työpaikan yrityskuvaa.
Sinun tehtäväsi ei ole vain tervehtiä ja odottaa miellyttävää vierailijoille, vaan myös antaa ensimmäiset ohjeet ja ohjeet yrityksen organisaatiokulttuurista ja sisäisistä prosesseista..
3 Asiakirjan hallinta
Sen lisäksi, että sihteeri on henkilö, joka vastaanottaa ja hallinnoi pomoosi vastaavuutta, hän kirjoittaa, lukee, vastaa ja tallentaa suurimman osan työnantajan kirjeistä, ilmoituksista, muistioista ja sähköposteista.
Tätä varten on kätevää hallita tiettyjä sovelluksia ohjelmistot voit valmistaa tällaisia asiakirjoja nopeammin ja nopeammin.
Näiden toimivaltuuksien spesifisyys riippuu siitä, minkä tyyppistä työtä se tarvitsee alueella, jossa he työskentelevät..
Sihteeri hallinnoi pomonsa yhteystietokantaa ja toimittaa kirjallisen kirjeenvaihdon sekä kokouksen pöytäkirjan ja muut kiinnostavat asiakirjat toimistossa.
Sihteeri, joka tavallisesti ottaa huomioon tärkeissä kokouksissa käsitellyt asiat.
4- Herkkien tietojen käsittely (sisäiset ja ulkoiset)
Hyvää sihteeriä erottavien toimintojen joukossa käsitellään oikein ja tehokkaasti kaikkia sen yrityksen tai laitoksen toiminnan kannalta erittäin tärkeitä tietoja, joissa työskentelet.
Sinun pitäisi esimerkiksi valvoa sellaisia oikeudellisia asiakirjoja, joita valtion viranomaiset voivat vaatia milloin tahansa.
Voit myös tutustua ympäristöön tai mihin tahansa yritystä koskevaan toimijaan. Näitä tietoja on hallinnoitava huomaamattomasti, tehokkaasti ja oikea-aikaisesti.
5. Toimiston organisointi
Sihteerin on toimittava ja pidettävä yllä toimiston laitteita ja huonekaluja: puhelimet, kopiokoneet, tulostimet, projektorit, huonekalut, arkistokaapit..
Kuka valvoo tarvikkeiden ja toimistolaitteiden luetteloa. Se säilyttää myös fyysiset ja elektroniset tiedostojärjestelmät niin, että tiedot ovat tarvittaessa saatavilla..
Sihteerillä on oltava puhdas ja järjestäytynyt työtila, koska se on yleensä yksi ensimmäisistä asioista, joita yrityksen ulkopuoliset ihmiset näkevät tiloissaan..
6- Esitysten valmistelu
Tavallisesti johtajan on esitettävä raporttinsa esitysten muodossa, jotka tiivistävät ja hierovat tietoja. Tätä tehtävää varten hän yleensä pyytää sihteeriään apua.
Sihteeristön jäsenen olisi varmistettava, että siellä näkyvät tiedot heijastavat oikein tietoja, joita hänen pomonsa haluaa jakaa.
Sinun pitäisi myös olla tietoinen siitä, että se on esitys, jossa ei ole kirjoitusvirheitä ja joka on yrityksen graafisen identiteetin mukainen.
7 - Hallinnollinen valvonta
Sihteerin tehtävänä on myös olla tietoinen siitä, että noudatetaan politiikkoja ja menettelyjä, jotka ovat tarpeen sen yrityksen tai laitoksen varojen hoitamiseksi, jossa hän työskentelee..
Päällikkösi hierarkkisen tason mukaan sihteeri voi vahvistaa niiden tietojen tarkkuuden, jotka heijastavat budjettitoimien yksityiskohtia.
Sihteerin on käsiteltävä hallinnon valvontaa ja resurssien asianmukaista hallinnointia toimistossa.
Virtuaalinen sihteeri
Online-työpaikkojen noustessa syntyy sihteerien määrä verkossa tai virtuaaliset avustajat.
Nämä sihteerit tekevät suurimman osan edellä kuvatuista tehtävistä, mutta etätyössä. Näissä tapauksissa sihteerit veloittavat palveluitaan tunnilla tai projektilla.
viittaukset
- Kulttuurirahat (2015). Sihteerin neljä päätehtävää. Haettu osoitteesta comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). Luettelo sihteerin tehtävistä. Haettu osoitteesta: work.chron.com
- Pymex (2016). Hallintosihteerin tehtävät ja tehtävät. Haettu osoitteesta pymex.pe
- Vapaaehtoinen nyt (s / f). Mikä on sihteerin rooli? Haettu osoitteesta diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Mitkä ovat sihteerin tehtävät johtajan avustajana? Haettu osoitteesta: pyme.lavoztx.com