Mikä on asiakirjojen elinkaari?

asiakirjojen elinkaari koostuu peräkkäisistä vaiheista, joiden kautta tiedosto kulkee koko sen käyttöiän. Nämä vaiheet, jotka vaihtelevat asiakirjan luomisesta kaiken käyttötarkoituksensa ja muutostensa loppuun asti, kunnes ne tuhotaan tai pysyvästi jätetään.

Asiakirjojen elinkaaren käsite luotiin Yhdysvalloissa toisen maailmansodan jälkeen. Tämä johtui tarpeesta löytää sopiva tapa hallita useita kertyneitä tiedostoja.

Kukin tieteenala käsittelee asiakirjojen elinkaarta eri tavalla ottaen huomioon niiden lähestymistavan ja tiedoston luonteen.

Esimerkiksi oikeudellisen asiakirjan elinkaarella voi olla eri vaiheet kuin akateemisen asiakirjan elinkaari.

Kussakin tapauksessa on syytä poiketa siitä, kuinka kauan asiakirjaa on säilytettävä, miten se olisi säilytettävä tai miten sen oikea käyttö olisi. Samoin on olemassa myös erilaisia ​​lähestymistapoja elinkaaren vaiheisiin.

Esimerkiksi voi olla asiakirjoja, joilla ei ole mitään arvoa yritykselle tai julkisyhteisölle ikänsä vuoksi. Näillä samoilla arkistoilla voi kuitenkin olla suuri historiallinen arvo museolle.

Toinen olennainen ero on analogisten ja digitaalisten asiakirjojen välinen ero. Vaikka merkitys on asiakirjojen sisällössä, digitaalisten tiedostojen olemassaolo merkitsee erityispiirteitä niiden käsittelyssä ja niiden elinkaaren vaiheissa.

Asiakirjojen kolme ikää

Vuonna 1972 historioitsija Carlos Wyffels ehdotti kolmen ikäisen teoriaa. Tämän mukaan asiakirjat ovat esineitä, joilla on elintärkeä prosessi, jonka avulla niiden käyttötavat muunnetaan.

Yleensä asiakirjoja käytetään intensiivisesti välittömästi niiden luomisen jälkeen ja tietyn ajan.

Ajan mittaan tätä käyttöä alennetaan kuitenkin siihen saakka, kunnes se pysähtyy kokonaan, koska ne on arkistoitu tai tuhottu.

Wyffelsin mukaan tämä sykli, jonka kautta kaikki asiakirjat kulkevat, on jaettu kolmeen ikävuoteen: hallinnollinen tai aktiivinen ikä, keski- tai puoliaktiivinen ikä sekä passiivinen tai historiallinen ikä..

Hallinnollinen tai aktiivinen ikä

Se viittaa asiakirjan aktiiviseen jaksoon. Se alkaa sen luomisen hetkellä ja kulkee eri vaiheissa, joissa sitä kuullaan, siirretään ja jaetaan usein.

Esimerkiksi julkisen palvelun lipun hallinnollinen ikä alkaa, kun se luodaan. Sitten se jatkaa liikkumista rajoitetun ajan: kun postimies toimittaa sen tai lähettää sen sähköpostitse, kun sitä on kuultu ja milloin se maksetaan.

Väliaikainen tai puoliaktiivinen ikä

Kyseinen ajanjakso, jolloin asiakirja on menettänyt hyödyllisyyden, jolle se on luotu. Siksi sillä ei ole yhtä aktiivista käyttöä kuin hallinnollisessa iässä. Se on kuitenkin säilynyt ja sitä voi kuulla harvoin.

Esimerkiksi palvelulipun keski-ikä alkaa, kun maksu maksetaan sen jälkeen kansioon. On hyvin todennäköistä, että sitä ei enää koskaan kuultu uudelleen, mutta se säilytetään arkistoituna, jos se on huolissaan.

Asiakirjojen puoliaktiivinen elämä voi vaihdella asiakirjan tyypin ja kontekstin mukaan. Esimerkiksi oikeudellisella asiakirjalla voi olla aktiivisempi elämä kuin julkisen palvelun lippu.

Ei-aktiivinen ikä tai historiallinen ikä

Se viittaa tiedostojen viimeiseen jaksoon. Kaikilla tiedostoilla ei kuitenkaan ole samaa kohdetta. Luonnosta riippuen ne voidaan muuntaa historiallisiksi tai tuhoutuiksi.

Historialliset arkistot ovat niitä, joilla on kulttuurinen tai tutkimusarvo. Siksi tässä vaiheessa pyritään säilyttämismenetelmiin niiden säilyttämiseksi mahdollisimman täydellisesti..

Asiakirjojen elinkaaren vaiheet

Kolmen aikakauden teoria muodostaa yleisesti sellaiset perusvaiheet, joiden läpi kaikki asiakirjat kulkevat.

On kuitenkin olemassa myös muita tarkempia vaiheita, jotka määrittelevät asiakirjojen hyödyllisyyden ja manipuloinnin.

Vaiheet, joiden läpi asiakirja kulkee, riippuvat sen arvosta, käytöstä ja kontekstista. Näiden ominaisuuksien mukaan määritetään, mitkä ovat vaiheet, jotka sen on ylitettävä ja mitkä ovat tekniset ja hallinnolliset määräykset kullekin niistä.

Nämä ovat joitakin tärkeimpiä vaiheita, joiden kautta asiakirja kulkee sen käyttöiän aikana:

1-Creation: koostuu asiakirjan luomisesta joko painetussa tai digitaalisessa muodossa.

2-Varastointi: Asiakirjan muodon mukaan se tallennetaan fyysisesti tai digitaalisesti. Joissakin tapauksissa myös digitalisointivaihe otetaan huomioon, kun se on osa prosessia.

3-luokitus: viittaa asiakirjojen organisointiin, luokitteluun tai indeksointiin kussakin yhteydessä määritettyjen parametrien mukaisesti.

4-siirto: se viittaa asiakirjan lähettämiseen ja / tai toimittamiseen sen ominaisuuksien mukaan. Todellisuudessa tämä voi viitata toimitukseen fyysisen postin tai sähköpostin lähettämisen mukaan..

5-Jakelu: tässä vaiheessa viitataan asiakirjoihin, jotka ovat yleisesti käyttökelpoisia tai tarpeellisia, joten niiden luomisen jälkeen ne on luovutettava tietylle ihmisryhmälle.

6-yhteistoiminnallinen käyttö: Tällä hetkellä tiedostot voidaan järjestää käytettäviksi ja jaettaviksi. Tämä vaihe on hiljattain ilmestynyt ja sitä pidetään yksinomaan digitaalisia asiakirjoja varten.

7-Kysely: viittaa siihen vaiheeseen, jossa asiakirjat on järjestetty siten, että ne voidaan kuulla. Tämän prosessin aikana turvallisuus- ja / tai esteettömyyssäännökset ovat erittäin tärkeitä riippuen yleisöstä, jonka odotetaan saavan tietoja.

8-arkistointi tai hävittäminen: Tämä on kaikkien asiakirjojen elinkaaren viimeinen vaihe. Se vastaa sitä hetkiä, jolloin päätetään, onko sillä riittävä historiallinen arvo säilytettäväksi tai päinvastoin, se tuhoutuu.

välineet

1. Darmouth College. (S.F.). Asiakirjan elinkaari: määritelmät, tukevat teknologiat ja sovellukset. Haettu osoitteesta dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Asiakirjojen elinkaari: 3-vuotiaiden teoria. Haettu osoitteesta: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Mikä on sähköisen dokumenttien hallinnan elinkaari? Haettu osoitteesta documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Asiakirjan elinkaari. Haettu osoitteesta: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Asiakirjojen elinkaari - Espanjan arkistojärjestelmä. Palautettu: normadat.es.