Jaa:
Pääsihteerin profiili, tarvittavat taidot ja toiminnot
toimeenpaneva sihteeri on työpaikka tai ammatti, jonka tarkoituksena on tarjota yritykselle tai organisaatiolle korkeimpia työntekijöitä. Kuka järjestää ja ylläpitää johtajien aikataulua ja auttaa heitä toteuttamaan monenlaisia hallinnollisia tehtäviä.
Tavoitteena on edistää liiketoiminnan yleistä tehokkuutta varmistamalla, että kaikki sille osoitetut hallinnolliset tehtävät toteutetaan ajoissa ja tehokkaasti. Sihteeri on henkilö, joka tarjoaa hallinnollista tukea. Ne voivat suorittaa tehtäviä, kuten kirjoittamista ja arkistointia, puhelimeen vastaamista ja viestien lähettämistä.
Toisaalta toimeenpaneva sihteeri tai hallinnollinen avustaja tekee myös joitakin näistä toiminnoista yhdessä toimiston koordinoinnin, tuotetutkimuksen, toimittajien vuorovaikutuksen, tuotteiden tilaamisen ja tietokannan luomisen kanssa..
Pääsihteerit saavat tavallisesti korkeampia palkkoja kuin sihteerit, koska he suorittavat korkean tason toimintoja ja nopeuttavat toimiston tuottavuutta.
indeksi
- 1 Vaadittu profiili
- 2 Tarvittavat taidot
- 3 Toiminnot
- 3.1 Vastuut
- 4 Viitteet
Vaadittu profiili
- Ammattikorkeakoulututkinto liiketaloudessa tai siihen liittyvillä aloilla.
- Todistettu kokemus pääsihteerinä tai vastaavana hallinnollisena tehtävänä.
- On oltava päteviä Microsoft Office -palvelun hallinnassa kokonaisvaltaisesti ja ohjelmistossa "back-office", esimerkiksi ERP-järjestelmissä.
- Syvällinen tuntemus kirjanpidon perustoimintojen ja -menettelyjen hallinnosta sekä alan asianmukainen tekninen sanasto.
- Tärkeimmät tutkimusmenetelmät ja raportointitekniikat.
- Erinomaiset organisaation ja ajanhallinnan taidot.
- Erinomainen viestintä- ja neuvottelutaito.
- Rehellisyys ja luottamuksellisuus.
Johtavien sihteerien on oltava nopeita ammattilaisia, joilla on suuri kapasiteetti ajanhallinnassa ja monikäyttötoiminnassa. Johtajat voivat keskittyä heidän johtotehtäviinsä huolellisesti ja asiantuntevasti työssään huolimatta muista tehtävistä huolimatta.
Monet johtajat luottavat voimakkaasti toimeenpanevaan sihteeriinsä päivittäisten tehtävien koordinoimiseksi ja pitääkseen ne esityslistalla. Heiltä vaaditaan paljon tahdikkuutta ja itsevarmuutta johtajan ajan valvojina.
Tarvittavat taidot
Johtavien sihteerien on oltava tehokkaita perustaitojen, kuten kirjallisuuden, kieliopin, oikeinkirjoituksen ja välimerkkien, suhteen ja niillä on oltava kokemusta toimistolaitteiden ja yleisten ohjelmistosovellusten, kuten tekstinkäsittelyn, laskentataulukoiden ja grafiikan, käytöstä..
Samoin heillä on oltava erinomaiset taidot hallita aikaa ja kapasiteettia tehokkaasti eri tehtävien hoitamiseksi.
Toisaalta toimeenpaneva sihteeri tarvitsee myös muita ominaisuuksia, kuten hyvä harkinta, diplomatia, harkintavalta ja kyky ratkaista itsenäisesti ongelmia.
He tarvitsevat vahvaa kommunikointitaitoa vuorovaikutuksessa kansalaisten kanssa, kirjoittaa raportteja ja tarkistaa julkaisuja.
Kuuntele aktiivisesti
Täytyy tietää, että kiinnitätte täyden huomion siihen, mitä muut sanovat, kun otat aikaa ymmärtää tehtävät kohdat, esittää kysymyksiä asianmukaisesti eikä keskeytä sopimattomina aikoina.
Lukeminen
Täydellinen käsitys työhön liittyvien asiakirjojen lauseista ja kirjoitetuista kohdista.
Ajanhallinta
Tiedä, miten voit hallita sekä omaa aikaa että muiden aikaa.
Tietäen, miten puhua
Puhu selkeästi muiden ihmisten kanssa voidaksesi lähettää tietoja tehokkaasti.
kirjoittaminen
On tehokas viestintä kirjallisesti sen mukaan, mikä on sopivinta yleisön tarpeisiin.
Kriittinen ajattelu
Logiikan ja perustelujen käyttäminen vaihtoehtoisten ratkaisujen vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamiseen, johtopäätöksiin tai ongelmien lähestymistapoihin.
Proaktiivinen oppiminen
Ymmärrä uusien tietojen vaikutukset ongelmien ratkaisemiseen ja nykyisten ja tulevien päätösten tekemiseen.
koordinaatio
Toimenpiteiden mukauttaminen suhteessa muiden toimiin.
arvostelu
Tarkastellaan ja arvioidaan itsensä, muiden ihmisten tai organisaatioiden suorituskykyä parannusten tekemiseksi tai korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
tehtävät
Toimeenpaneva sihteeri voi olla vastuussa rahavaroista ja kirjanpidosta, mutta se voi myös hallita talousarviota. Voit julkaista artikkeleita verkkosivustolla, vaikka voit myös suunnitella ja hallita verkkosivustoa.
Voit suorittaa tietueet laskentataulukossa, jonka olet suunnitellut ja käyttänyt raportointitoiminnoissa.
Toimeenpaneva sihteeri voi valvoa hallinnollista henkilöstöä. Hän raportoi usein suoraan toimitusjohtajalle ja voi tukea yhtä tai useampaa johtajaa.
vastuut
Huomio johtajille
- Pidä johtajien asialista ja apua tapaamisten suunnittelussa, hallituksen kokouksissa, konferensseissa jne..
- Osallistu kokouksiin, jotta kokouspöytäkirjat ja pöytäkirjat voidaan laatia, kääntää, jakaa ja jakaa.
- Tee kaikki matkanjärjestäjien järjestelyt: Passage-hankinta, hotellivaraukset, matkakulujen toimittaminen, asianmukaisten asiakirjojen hallinta ja tarkistaminen jne..
- Suorita valtuutetut tutkimukset, kerää tietoja ja valmistelee asiakirjoja tai raportteja harkintaan ja esityksiin johtajille, valiokunnille ja hallituksille..
- Käsittele luottamuksellisia asiakirjoja ja varmista, että ne pysyvät turvallisina.
Sisäinen ja ulkoinen vuorovaikutus
- Vastaanota ja suodata puheluita, ohjaamalla ne sopivaan henkilöön, kun se on kätevä.
- Hallitse, priorisoi ja jaa kaikki saapuvat tai lähtevät kirjeenvaihdot (sähköposti, kirjeet, faksit, paketit jne.), Lukee ja analysoi saapuvia muistioita, esityksiä ja raportteja niiden tärkeyden määrittämiseksi ja suunnittelemaan niiden jakelua.
- Valmistele vastauksia rutiinikyselyjä sisältävään kirjeenvaihtoon.
- Tarkkaile toimistotarvikkeiden käyttöä ja neuvotella ehdoista toimittajien kanssa sen varmistamiseksi, että tilaukset ovat kannattavampia.
- Tapaa henkilöitä, erityisjärjestöjä ja muita, johtajien, komiteoiden ja hallitusten puolesta.
- Tervetuloa kävijöille ja määrittele, pitäisikö heille pääsy tiettyihin henkilöihin.
Hallinnollinen tuki
- Säilytä sähköiset ja paperiset arkistot arkistoimalla, että tiedot on järjestetty ja helposti saatavilla nopeasti.
- Valmistele laskuja, raportteja, kirjeitä, tilinpäätöksiä ja muita asiakirjoja tekstinkäsittelyohjelmistoa, laskentataulukoita, tietokantoja ja / tai esityksiä käyttäen sekä antamalla vastaava apu kirjanpidossa.
- Suorita yleisiä toimistotehtäviä, kuten ylläpitojärjestelmien ylläpitoa ja kirjanpidollisten tehtävien suorittamista.
- Koordinoi ja ohjaa toimistopalvelut, kuten tietueet ja budjettivalmistelut, avunantajien auttamiseksi.
- Luodaan ja valvotaan sekä toimistojen työntekijöille että organisaatiolle hallinnollisia toimintatapoja ja menettelyjä.
- Tarkista toimintatavat ja -menettelyt sen määrittämiseksi, voidaanko parannuksia tehdä esimerkiksi työnkulun, raportointimenettelyjen tai menojen osalta.
- Valvoa ja kouluttaa muita hallintohenkilöstöä.
viittaukset
- Toimiva (2018). Pääsihteerin toimenkuvaus. Otettu osoitteesta resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Sihteerin ja toimeenpanevan sihteerin välinen ero. Työ - Chron. Otettu: work.chron.com.
- Career Planner (2018). Pääsihteeri ja hallintoavustaja. Otettu: job-descriptions.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Pääsihteerin työn kuvaus. Otettu: hrvillage.com.
- BSR (2018). Pääsihteerin tehtävät. Otettu: bestsampleresume.com