Käsikirja yrityksen toiminnasta, mitä se palvelee, miten se valmistellaan

menettelyjen käsikirja yritys Se on kirjallinen asiakirja, jossa luetellaan vaiheittaiset ohjeet siitä, miten työtehtävä suoritetaan tai miten käsitellä tiettyä tilannetta, kun se syntyy työpaikalla. Sisältää yrityksen parhaat käytännöt ja tärkeimpien liiketoimintaprosessien kuvaukset.

Tässä oppaassa on myös menetelmät ja standardit siitä, miten työ on tarkoitus suorittaa. Menettelykäsikirjan luominen antaa mahdollisuuden kanavoida yritys kasvuun, yksinkertaistaa koulutusta ja helpottaa sen kykyä mittakaavassa.

Tämä käsikirja voi olla kolmirenkainen sideaine, verkko-jaetun aseman kansio tai verkossa julkaistu automatisoitu versio, jossa käytetään a ohjelmistot menettelyjen hallinnoinnista. Jokaisen on ymmärrettävä, mitä menettelykäsikirja on tehty ja mistä se löytyy, kun joku tarvitsee sitä.

Menettelyohjeiden kirjoittaminen edellyttää, että tietyn prosessin vaiheet ymmärretään selvästi. Kun yritys kasvaa, tarvitaan uusia menettelyjä. Menettelyn käsikirjaa voidaan pitää myös menettelytilana.

Käsikirja sisältää esimerkkejä menettelyistä, joita voidaan käyttää mallina uusille toimintamenetelmille. Kaikki organisaation työntekijät on koulutettava yrityksen toimintaperiaatteisiin ja menettelyihin; heillä on aina oltava välittömästi mahdollisuus käyttää menettelyohjeita.

indeksi

• 1 Mitä sitä käytetään??
• 2 Miten se tehdään?
  • 2.1 Määrittele keskeiset prosessit
  • 2.2 Kirjoita esittely
  • 2.3 Laaditaan kustakin prosessista vuokaavio
  • 2.4 Suorita menettely toiselle henkilölle sen lukemiseen
  • 2.5 Luo tarkistuslistat ja lomakkeet
  • 2.6 Yhdistä se menettelykäsikirjaan
• 3 Esimerkkejä
• 4 Viitteet

Mitä se on??

Hyvin kirjoitetun menettelyn käsikirjan avulla yritys voi tehokkaammin helpottaa uusien työntekijöiden koulutusta.

Koulutuksen ohella menettelykäsikirja antaa nykyisille tiimin jäsenille resurssin oppia vähiten käytettyjä menettelyjä, varmistamalla, että ne suoritetaan asianmukaisella muodollisuudella ja laadunvalvonnalla.

Työntekijöiden on ymmärrettävä, mitä heiltä odotetaan. Valvojat tarvitsevat menettelytavan, jolla hallitaan liiketoimintaprosesseja. Dokumentoimalla standardit, mikä on tärkeää kasvun, laadun ja asiakastyytyväisyyden kannalta.

Toimintalohkoihin vaikuttavien käytäntöjen ja menettelyjen avulla etulinjan työntekijät voivat tehdä tehokkaita ja aikaa säästäviä päätöksiä.

Tehokas menettelykäsikirja tarjoaa asianmukaiset menetelmät yksiköiden väliseen viestintään, antaa henkilökunnalle mahdollisuuden työskennellä yhdessä päivittäisten liiketoimintaongelmien ratkaisemiseksi ilman tarpeetonta valvontaa.

Menettelykäsikirjan tavoitteena olisi oltava eri sisältöjen järjestäminen niin, että ne heijastavat sekä yrityksen viestintävälineitä, palvelun suorittamista että tuotteen valmistusta mahdollisimman alhaisin kustannuksin ja mahdollisimman lyhyessä ajassa..

Lisäetuna on työtyytyväisyyden ylläpitäminen ja korkea työntekijöiden motivaatio.

Miten se tehdään?

Ennen toimintakäsikirjan laatimista on tärkeää ymmärtää politiikan, keskeisen prosessin ja menettelyn välinen ero.

- Politiikka on organisaation johdon laatima ja soveltama perusperiaatteita ja niihin liittyviä ohjeita, jotka ohjaavat ja rajoittavat toimintaansa pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi.

- Perusprosessi on keskinäisten ja toisiinsa liittyvien prosessien järjestys, joka kuluttaa jokaisessa vaiheessa yhden tai useamman resurssin (työntekijän aika, energia, koneet, raha) tuotosten muuntamiseksi tuotteiksi. Nämä tulokset toimivat tulona seuraavaan vaiheeseen, kunnes saavutetaan tunnettu tavoite tai lopputulos.

- Menettely on toimintasarja tai kiinteä toimintamalli, joka määritellään vaiheilla (jotka sisältävät selkeästi määritellyt lähtö- ja loppupisteet), jotka on suoritettava samassa järjestyksessä tehtävän määrittämiseksi oikein.

Määritä keskeiset prosessit

Kaikki keskeiset prosessit, joita yritys on pitänyt harkita. Se alkaa määrittelemällä, mitkä prosessit määritellään ja kartoitetaan menettelykäsikirjassa ja luodaan yhteenveto kaikista mukana olevista menettelyistä..

Vaikka on mahdollista, että jokainen prosessi ei ole sijoitettu, on tärkeää luoda tärkeimmät ja tärkeimmät. Ravintola voisi esimerkiksi määritellä keskeiset prosessit tietyn lautasen valmistamiseksi, mutta yhtä tärkeää on myös ravintolan puhdistus.

Luettelo keskeisistä prosesseista, jotka on käsiteltävä, on luotava niin, että kukin voidaan integroida menettelykäsikirjaan sen kartoittamisen jälkeen. Järjestelmä toimii oppaana sen varmistamiseksi, että et jätä mitään tehtävistä, kun aloitat käsikirjan kirjoittamisen.

Kirjoita esittely

Sisällytä lyhyt kuvaus siitä, mitä käsikirjassa on, joka on suoraan osoitettu niille, jotka käyttävät ohjekirjaa, mitä lukijat voivat odottaa käsikirjaa käytettäessä ja parhaan tavan käyttää ohjekirjaa (ts. "Lue se alusta loppuun"). lopeta "tai" käytä sitä viitteenä etsimällä menettelyjä tarpeen mukaan ").

Luo kustakin prosessista vuokaavio

Jokainen prosessi määritellään vaiheiden tai tehtävien avulla, jotka ovat tarpeen sen suorittamiseksi. Jos vaihe on jätetty pois, se voi tarkoittaa tilauksen menettämistä tai viivästymistä tai viallisen lopputuotteen saamista. Luo vuokaavio määritelläksesi työnkulun.

Käsikirjan suorittamiseksi sinun on aloitettava yhdellä prosessilla kerralla: aloitettava ensimmäinen kaavaprosessi. Prosessin loppuunsaattamiseksi tarvittavat vaiheet kuvataan, sitten tiedot palautetaan ja yksityiskohdat kirjoitetaan jokaiselle vaiheelle.

Sinun on varmistettava, että jokainen askel on selkeä ja ytimekäs. Jokaisen vaiheen pitäisi antaa tarpeeksi yksityiskohtia, jotta kuka tahansa voi noudattaa ohjeita.

Oletetaan esimerkiksi, että Internetissä tapahtuva vaatimus luo myyntimenettelyä koskevan menettelyn. Ensinnäkin tehdään vuokaavio siitä, miten potentiaalinen asiakas otetaan ensin yhteyttä, kun hän on pyytänyt tietoja: puhelimitse, sähköpostitse tai tekstiviestillä.

Jos näkymää ei voitu aluksi ottaa yhteyttä, lasketaan, kuinka monta kertaa myyntitiimi seuraa, ja jokaiselle yhteyshenkilölle määrätään erityisiä komentosarjoja.

Kun asiakas otetaan yhteyttä, on määritetty eri skripti sekä joukko seurantatoimia sen mukaan, onko asiakas ostanut tuotteen tai päättänyt odottaa.

Anna menettely jollekin muulle lukea se

On tärkeää, että sinulla on työtoveri tai joku, jonka tiedät lukea ja noudata ohjeita kirjoitettaessa. Tämä henkilö voi antaa arvokkaita kommentteja, jos on olemassa vaiheita, joita et voinut suorittaa tai jotka eivät ymmärtäneet.

Menettely on debugged kommenttien perusteella. Sinun täytyy ehkä kirjoittaa, muokata tai lisätä ohjeisiin jotain.

Luo tarkistuslistat ja lomakkeet

Jokaista prosessia varten ryhmän jäsenten on helpompi seurata lomaketta tai tarkistuslistaa. Siksi on laadittava yksityiskohtainen malli, joka perustuu kartoitettuun prosessiin.

Jos sinun täytyy kerätä tiettyjä tietoja, kun asiakas tulee, sinun on varmistettava, että mallissa on kaikki tarvittavat tiedot, jotka esitetään lyhyesti.

Ei pidä olettaa, että tiimin jäsenet muistavat kaiken, mitä menettely osoittaa, varsinkin kun asiakas istuu heidän edessään. Tarkistuslistat ja lomakkeet olisi sisällytettävä liitteenä prosessikaavioon ja prosessin vaiheisiin.

Integroi se toimintakäsikirjaan

Kun jokaiselle prosessille on osoitettu vuokaavio ja kaikki tukiasiakirjat on luotu, ne on integroitu täydelliseen toimintakäsikirjaan. Opas on järjestetty osastojen perusteella.

Esimerkiksi menettelykäsikirjassa voi olla osia "Myynti", "Toiminta" ja "Jakelu". Kukin osa on jaettu kyseisen osaston keskeisiin prosesseihin, yleensä siinä järjestyksessä, jossa kukin keskusprosessi toteutetaan tuotteiden yleisessä toimituksessa..

"Jakelu" -osiossa voi olla useita tärkeimpiä prosesseja, kuten "Hanki tilaus", "Toimituspaketti", "Toimitus" ja "Seuranta".

Menettelyn käsikirja on järjestetty sisällysluetteloon, ja jokainen menettely on selkeästi merkitty otsikon lihavoitu otsikko.

Se sisältää kannen, jossa on käsikirjan nimi, sisällysluettelo, esittely ja menettelyt sisällysluettelon järjestyksessä.

Joukkojen jäsenille voidaan asettaa myös välilehdet käsikirjan helposti tarkastelemiseksi, jotta he voivat paikantaa asiaankuuluvat menettelyt osastoilleen..

Lopuksi kopiot tehdään ja jaetaan. Jatkuvaa palautetta on kannustettava ja käsikirja päivitettävä tarvittaessa. Jokaisen toiminnallisen sijainnin tietyllä alueella on oltava käsikirja, jossa käytetään käytäntöjä ja menettelyjä.

esimerkit

-Käsikirja hampurilaisten ruoanlaittoon tietyllä tavalla.

-Käsikirja siitä, miten toimia tulipalossa, maanjäristyksessä tai luonnonkatastrofissa.

-Käsikirja siitä, miten toimia asiakkaiden valitusten perusteella tai aggressiiviselle asiakkaalle.

-Käsikirja suorittaa henkilöstön valintaprosessi.

-Käsikirja, jonka avulla osaat työskennellä ravintolassa.

viittaukset

1. Kimberlee Leonard (2017). Miten voin kirjoittaa tavallisiin toimintamenettelyihin? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Mikä on käytäntöjen ja menettelyjen käsikirja? Bizmanualz. Otettu: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Menettelykäsikirjan määritelmä. Otettu: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Mikä on menettelykäsikirjan tarkoitus? Bizmanualz. Otettu: bizmanualz.com.
5. Template Lab (2018). 37 Paras standardikäytäntö (SOP) -mallit. Otettu: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-ASENNUSOHJE STANDARD-TOIMINNAN KÄYTTÖOHJELMAN RAKENTAMISEKSI. Lern. Otettu: blog.lern.org.