Hallinnolliset valvontajärjestelmät, tavoitteet, edut, esimerkit

hallinnollinen valvonta se määritellään prosessiksi, jossa johtajat vaikuttavat muihin organisaation jäseniin toteuttamaan strategioita. Se toteutetaan johtajien saamien tietojen perusteella.

Se käsittelee koordinointia, resurssien jakamista, motivaatiota ja suorituskyvyn mittaamista. Johtamisen valvonnan käytäntö ja johtamisen valvontajärjestelmien suunnittelu perustuu moniin akateemisiin tieteenaloihin.

Hallinnollinen valvonta edellyttää laajamittaista mittausta. Siksi se on sidoksissa ja edellyttää kirjanpidon, erityisesti johtamisen kirjanpidon, osuutta. Toiseksi se sisältää resurssien allokointipäätöksiä. Siksi se on sidoksissa toisiinsa ja edellyttää talouden, etenkin johdon talouden, panosta.

Kolmanneksi se merkitsee viestintää ja työn motivaatiota. Tämä tarkoittaa sitä, että se on sidoksissa ja vaatii sosiaalisen psykologian, erityisesti organisaatiokäyttäytymisen, panosta.

Huono valvonta yrityksessä aiheuttaa merkittäviä uhkia, kuten resurssien tehoton käyttö, käsittelyvirheet, heikentynyt kannattavuus, sääntelyn noudattamisen puutteellisuus sekä varojen varastaminen tai väärinkäyttö työntekijöille.

indeksi

• 1 Suunnittelu ja valvonta
• 2 Hallinnolliset valvontajärjestelmät
  • 2.1 Liiketoimintatyökalu
  • 2.2 Komponentit
  • 2.3 Vaikeudet
• 3 Tavoitteet
  • 3.1 Virheentunnistus
  • 3.2 Todisteet siitä, että kaikki toimii oikein
  • 3.3 Toimi tarvittaessa
  • 3.4 Kommunikoida ja motivoida työntekijöitä
  • 3.5 Toteutetaan ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä
• 4 Edut
  • 4.1 Hajauttamiseen myönnettävä tuki
  • 4.2 Ohje koordinointia varten
  • 4.3 Yksinkertaista valvontaa
  • 4.4 motivaation lisääminen
• 5 Haitat
  • 5.1 Määrällisten standardien laatimisen vaikeus
  • 5.2 Ulkoisista tekijöistä ei ole valvontaa
  • 5.3 Työntekijöiden vastustuskyky
  • 5.4 Kallis liiketoiminta
• 6 Tärkeys
  • 6.1 Politiikkojen tarkistaminen
  • 6.2 Johdon vastuu
  • 6.3 Motivaattori
  • 6.4 Tehokkuus
• 7 Esimerkkejä
  • 7.1 Vaatimusten hallinta
  • 7.2 Varainhoidon valvonta
  • 7.3 Suorituskyvyn hallinta
  • 7.4 Valvonta
  • 7.5 Muuta säätö
  • 7.6 Turvavalvonta
  • 7.7 Vaatimustenmukaisuuden valvonta
  • 7.8 Vertailu
  • 7.9 Jatkuva parantaminen
  • 7.10 Laadunvalvonta
  • 7.11 Laadunvarmistus
  • 7.12 Automaatio
  • 7.13 Tietojen hallinta
  • 7.14 Varastonhallinta
  • 7.15 Varallisuuden hallinta
• 8 Viitteet

Suunnittelu ja valvonta

Suunnittelun ja valvonnan välillä on läheinen yhteys. Suunnittelu on prosessi, jossa organisaation tavoitteet ja tavoitteet saavutetaan. Valvonta on prosessi, joka mittaa ja ohjaa todellista suorituskykyä organisaation suunniteltujen tavoitteiden kanssa.

Kun strategiat on laadittu ja suunnitelmat on tehty, johdon päätehtävänä on ryhtyä toimiin näiden suunnitelmien toteuttamiseksi tai, jos olosuhteet edellyttävät, suunnitelmien muuttamista..

Hallinnollinen valvonta on yksi hallintatoiminnoista, kuten suunnittelu, organisointi, valvonta ja hallinta.

Se on tärkeä tehtävä, koska se auttaa tarkistamaan virheet ja ryhtymään korjaaviin toimenpiteisiin standardien poikkeamien minimoimiseksi ja organisaation vakiintuneiden tavoitteiden saavuttamiseksi halutulla tavalla.

Hallinnollinen valvonta voidaan määritellä sen järjestelmän tehtäväksi, joka säätää toimintoja tarpeen mukaan suunnitelman saavuttamiseksi tai pitää järjestelmän tavoitteiden vaihtelut sallittujen rajojen sisällä.

Hallinnolliset valvontajärjestelmät

Ne ovat järjestelmiä, jotka keräävät ja käyttävät tietoja, joiden avulla arvioidaan eri liiketoimintaresurssien, kuten ihmisen, fyysisen, taloudellisen ja organisaation, suorituskykyä yleisesti toteutettujen hallintastrategioiden seurauksena.

Siksi ne ovat muodollisia menettelyjä, jotka ovat tarpeen hallinnollisen ja taloudellisen tehokkuuden kannalta. Johtajat käyttävät sitä ylläpitämään tai muuttamaan organisaation toiminnan standardeja.

Koska se on olennainen osa yrityksen koko ohjausjärjestelmää, sen tavoitteena on taata hoitosuunnitelmien ja -politiikkojen täydellinen ja oikea-aikainen täytäntöönpano.

Ne voivat vaihdella siitä, miten tarvikkeita pyydetään siihen, miten varat on suunniteltu käytettäviksi, toimeksiannot on osoitettu tai varastoa käytetään.

Hallinnollinen valvontajärjestelmä on tapa, jolla esimiehet voivat dokumentoida organisaatiostrategiansa tai -politiikkansa. Samoin se on tapa arvioida yritysten sisäisten prosessien suorituskykyä vertaamalla niitä määriteltyihin tavoitteisiin ja politiikkoihin.

Business-työkalu

Hallinnollinen valvontajärjestelmä on liiketoimintatyökalu, joka voi osoittaa, kuinka hyvin organisaatio toimii tavoitteidensa mukaisesti.

Hallinnolliset tarkastukset ovat kuitenkin vain yksi työkaluista, joita johtajat käyttävät haluttujen strategioiden toteuttamiseen.

Strategiat toteutetaan hallinnollisten tarkastusten lisäksi myös organisaatiorakenteella, henkilöstöresurssien hallinnalla ja organisaatiokulttuurilla.

komponentit

Hallinnollinen valvontajärjestelmä on työkalu, jonka avulla johto voi ohjata organisaatiota kohti strategisia tavoitteitaan ja kilpailuetua. Yleisesti ymmärretään, että sillä on kolme osaa:

- Standardien laatiminen.

- Todellisen suorituskyvyn mittaaminen näiden standardien mukaisesti.

- Korjaavat toimenpiteet sääntöjen ja suunnitelmien poikkeamista vastaan.

vaikeudet

Yritysten hallinnollisten valvontajärjestelmien ympärillä on kaksi yhteistä ongelmaa.

- Mahdollisuus tunnistaa alueita, joilla tarvitaan enemmän valvontaa.

- On pystyttävä tunnistamaan, milloin olemassa olevat ohjaimet ovat tehottomia tai viallisia.

tavoitteet

Hallinnollisen valvonnan tavoitteet koskevat taloudellisen tiedon luotettavuutta, ajantasaista palautetta operatiivisten tai strategisten tavoitteiden saavuttamisesta sekä lakien ja asetusten noudattamista..

Virheentunnistus

Yhtiön hallintoon kohdistuva sääntöjenvastaisuus voi vaarantaa yrityksen yleisten tavoitteiden saavuttamisen, mikä tekee mahdolliseksi menettää kilpailunsa edessä ja kunnes se vaarantaa sen oman selviytymisen.

Siksi on tärkeää havaita nopeasti poikkeavuuksia. Samalla tavoin voit tunnistaa erilaisia ​​piirejä ja alueita, jotka, vaikka niihin ei liity poikkeamia tai vakavia vikoja, voitaisiin optimoida yrityksen yleiseen hyvinvointiin..

Todisteet siitä, että kaikki toimii oikein

Hallinnollisen valvonnan avulla varmistetaan, että kaikki toimii hyvin ja että sekä ehdotetut tavoitteet että hallinnollisella tasolla vahvistetut voitot, myynti, turvallisuus jne. Saavutetaan ilman merkittäviä muutoksia.

Tällä tavoin yritys tulee entistä turvallisemmaksi, sen standardit ja operatiiviset päätöksentekoprosessit ovat vakaampia.

Toimi tarvittaessa

Tilanteen havaitseminen ei ole kovin hyödyllistä, jos hallinnollisen valvonnan antaman yksityiskohtaisen ja konkreettisen tiedon ansiosta ei ryhdytä erityisiin toimiin negatiivisen tilanteen ohjaamiseksi..

Kommunikoida ja motivoida työntekijöitä

Tarkka tieto yrityksen tilasta, mukaan lukien sen virheet, ongelmat ja oikein käsitellyt näkökohdat, edistää parempaa viestintää työntekijöiden kanssa ja kannustaa heitä varmistamaan, että tarvittavat näkökohdat paranevat tai että oikeaa linjaa noudatetaan.

Toteutetaan ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä

Hallinnollisen valvonnan avulla havaittujen tiettyjen ongelmien ennenaikainen diagnosointi tekee korjaavista toimenpiteistä tarpeettomia, koska ne korvataan vain ennaltaehkäisevillä toimilla.

hyöty

Hallinnollisen valvonnan suurin etu on, että se luo suuntaviivoja ja ohjausta yritysten johtajuudelle. Päätöksenteko tehostuu, kun mukana on vähemmän henkilöitä.

Se auttaa johtajia mittaamaan todellista suorituskykyä ja ohjaamaan tavoitteiden saavuttamista.

Ohje hajauttamisessa

Yritysten nykyaikainen suuntaus on kohti hajauttamista, joka edellyttää valvontajärjestelmää.

Hajauttamisessa päätöksentekovalta on hajallaan koko organisaatiossa.

Johtamisen on valvottava käsiinsä tietääkseen, käytetäänkö viranomaista oikein. Ilman riittävää hallinnollista valvontaa hajauttaminen ei onnistu.

Apua koordinoinnissa

Nykyaikaisen yrityksen koko kasvaa. Niissä työskentelee suuri määrä pääomaa ja suuri määrä ihmisiä.

Tämä luo ongelman asianmukaiseen hallintaan, koska on olemassa monia toimialoja, jotka tuottavat ja jakavat erilaisia ​​tuotteita. Toimintansa koordinoimiseksi tarvitaan valvontajärjestelmä.

Yksinkertaista valvontaa

Yksinkertaistaa valvontaa merkitsemällä merkittäviä poikkeamia. Pitää työntekijöitä hallinnassa.

Hyvä ohjausjärjestelmä havaitsee heikkoja kohtia erittäin nopeasti. Tämä auttaa laajentamaan valvonnan laajuutta kaikilla tasoilla.

Lisää motivaatiota

Valvontatekniikat luovat organisaation järjestyksen ja kurinalaisuuden ilmapiirin, löytävät poikkeamat ja tunnistavat niistä vastaavat tekijät.

Tämä lisää työntekijöiden motivaatiota, koska he tuntevat työnsä, jota varten heitä pidetään vastuullisina.

haitat

Hallinnollisen valvonnan haittana on se, että se voi vähentää luovuutta ja innovointia tekemällä yritykselle entistä standardoitua ja vähemmän joustavaa.

Usein tiukat hallinnolliset valvontaviranomaiset eivät kykene sopeutumaan muutoksiin markkinoilla, niiden teollisuudessa tai oikeudellisessa ympäristössä, sillä niillä on rajalliset mahdolliset ajatukset ja suunnitelmat

Vaikeudet määrällisten normien määrittämisessä

Hallinnollinen valvonta menettää tehokkuutensa, kun suoritusstandardia ei voida määrittää määrällisesti.

On erittäin vaikeaa luoda määrällistä standardia ihmisen käyttäytymiselle, tehokkuuden tasolle, työtyytyväisyydelle, työntekijöiden motivaatioille jne. Tällöin oikeudenkäynti riippuu esimiehen harkinnasta.

Ulkoisista tekijöistä ei ole valvontaa

Yhtiö ei voi valvoa ulkoisia tekijöitä, kuten hallituksen politiikkaa, teknologisia muutoksia, muodin muutoksia, kilpailupolitiikan muutoksia jne..

Työntekijöiden vastarinta

Paikalliset työntekijät saattavat tuntea irtisanottuja ja tyytymättömiä, koska he eivät saa esittää ideoitaan. Työntekijät kokevat, että valvonta vähentää heidän toimintavapautta. Tämä voi johtaa henkilöstön voimakkaaseen vaihtoon.

Työntekijät vastustavat usein valvontaa. Tämän seurauksena sen tehokkuus vähenee

Kallis liiketoiminta

Hallinnollisen valvontajärjestelmän asentaminen edellyttää, että organisaatiot viettävät paljon aikaa ja rahaa.

Hyötyjen on oltava enemmän kuin kustannukset, sitten vain valvonta on tehokasta, muuten se johtaa tehottomuuteen.

tärkeys

Ilman hallinnollista valvontaa hallintaprosessi on puutteellinen. Yrityksissä valvonnan tarve johtuu useista tekijöistä:

- Täysin tarkkoja suorituskykystandardeja on vaikea määrittää suurissa organisaatioissa. Toisaalta johtaja tarvitsee kaikenlaisia ​​ajankohtaisia ​​tietoja, joita ei aina ole saatavilla. Ohjausta tarvitaan standardien tarkkuuden arvioimiseksi.

- Työntekijöille annetaan suuria summia ja arvokkaita resursseja. Valvonnan puuttuessa työntekijät voivat kuitenkin antaa kiusauksia. Tehokas valvontajärjestelmä auttaa minimoimaan työntekijöiden epärehellistä käyttäytymistä.

- Valvonnan puuttuessa työntekijät voivat rentoutua ponnisteluissaan ja niiden suorituskyky saattaa laskea alle normaalin.

Valvonnan avulla varmistetaan, että organisaation resurssit saadaan ja niitä käytetään tehokkaasti haluttujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Hallinnollinen valvonta tarjoaa seuraavat edut:

Politiikkojen tarkistaminen

Sen avulla johto voi tarkistaa eri suunnitelmien laadun. Siksi se voi paljastaa, mitkä suunnitelmat on suunniteltava uudelleen tai mitkä tavoitteet olisi muutettava.

Ympäristön muutokset voivat tehdä alkuperäisistä suunnitelmista elinkelpoisia tai puutteellisia. Ohjaus auttaa tarkistamaan ja päivittämään suunnitelmia.

Johdon vastuu

Jopa silloin, kun johtaja määrittelee joitakin toimintoja ja siirtää auktoriteetin alaisilleen, hän on edelleen vastuussa lopputuloksesta.

Johtajan on näin ollen varmistettava, että hänen alaistensa on suoritettu, jotta he käyttävät valtuutettua viranomaisen halutulla tavalla.

Hallinnollinen valvonta antaa johtajille mahdollisuuden täyttää velvollisuutensa ja samalla antaa valtuudet.

motivoija

Innoittakaa työntekijöitä työskentelemään ja tarjoamaan parempaa suorituskykyä. Kun he tietävät, että heidän suorituskykyään arvostetaan ja heidän palkkansa liittyvät tähän arviointiin, he yrittävät osallistua parhaiten.

tehokkuus

Valvonta edistää toiminnan tehokkuutta keskittymällä tavoitteiden saavuttamiseen. Siksi se antaa johtajille mahdollisuuden havaita ja korjata virheitä ennen niiden vakavuutta, mikä auttaa minimoimaan jätteet ja häviöt.

esimerkit

Hallinnollinen valvonta on mikä tahansa prosessi, käytäntö, käytäntö, työkalu, mittaus tai järjestelmä, jonka avulla hallinto voi ohjata organisaation resursseja. Seuraavat ovat havainnollisia esimerkkejä:

Vaatimusten hallinta

Dokumentoi suunnitelmat muodollisesti vaatimuksiksi ja hallitse suunnitelmien muutosta.

Varainhoidon valvonta

Varainhoidon valvonta, kuten talousarvion kehittäminen, seuranta ja kirjanpito.

Suorituskyvyn hallinta

Työntekijöiden kanssa sovittujen tavoitteiden sovittaminen ja suorituskyvyn arviointi suhteessa näihin tavoitteisiin.

valvonta

Työntekijöiden suorituskyvyn seuranta tuottavuuden, tehokkuuden ja työn laadun parantamiseksi.

Muuta ohjaus

Organisaation muutosten lähettäminen, arviointi, hyväksyminen, priorisointi, toteuttaminen, viestintä ja tarkistaminen.

Turvavalvonta

Toteutetaan suojatoimenpiteitä ja vastatoimia ihmisten, omaisuuden ja tiedon riskien välttämiseksi.

Vaatimustenmukaisuuden valvonta

Prosessien, menettelyjen, järjestelmien, ohjausten, mittausten ja raporttien toteuttaminen lakien, asetusten, sääntöjen ja sisäisten politiikkojen noudattamiseksi.

benchmarking

Se on jatkuva prosessi, jossa arvioidaan yhtiön tuloksia teollisuuden, kilpailun tai parhaisiin käytäntöihin nähden.

Jatkuva parantaminen

Se on toistuva prosessi ottaa mittauksia asioista, parantaa niitä ja mitata niitä uudelleen.

Laadunvalvonta

Varmista, että lähdöt ovat eritelmien mukaisia. Esimerkiksi toteutetaan prosessi tuotteiden testaamiseksi tuotantolinjalla.

Laatu takuu

Se on prosessi, jolla estetään tulevia laatuhäiriöitä. Esimerkiksi käytäntö, jossa tutkitaan kaikkien laatuongelmien perimmäistä syytä parannusten tunnistamiseen.

automaatio

Parantaa tuottavuutta, tehokkuutta ja myös laatua korvaamalla työ automaation kanssa.

Tietojen hallinta

Tietojen valvonta sellaisilla aloilla kuin tietojen laatu, tietojenkäsittely, turvallisuus, integraatio ja noudattaminen.

Varastonhallinta

Säädä ja kirjaa varastot, jotta vältetään puutteet tai ylimääräinen tarjonta.

Omaisuuden hallinta

Varojen, infrastruktuurin, koneiden, ohjelmistojen ja henkisen omaisuuden valvonta.

Esimerkiksi varojen kirjanpitojärjestelmässä toteutetaan asianmukainen erottaminen varoista.

viittaukset

1. Kaikki liiketoiminta (2019). Mikä on hallinnollinen valvontajärjestelmä ja miksi ne ovat niin tärkeitä? Otettu: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, vapaa tietosanakirja (2019). Hallinnan valvontajärjestelmä. Otettu: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, vapaa tietosanakirja (2019). Ohjaus (hallinta). Otettu: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Hallinnan valvonta. MIT Sloan. Otettu: sloanreview.mit.edu.
5. Business Dictionary (2019). Johtamisen valvonta. Takaisin: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Esimerkkejä hallinnan valvonnasta. Otettu: simplicable.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Johtamisen valvonnan merkitys organisaatiossa. Otettu: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Organisaation johtamisen valvonnan edut. Artikkeli-kirjasto. Otettu: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Ohjauksen merkitys ja rajoitukset. Artikkeli-kirjasto. Otettu: yourarticlelibrary.com.